Say Goodbye to Stockouts: Managing Your Inventory with Just Two Key Metrics on Oda

Quên đi nỗi lo “cháy hàng”: Chỉ cần quản lý hai chỉ số trong kho cùng Oda

Trong kinh doanh bán lẻ hay đặc biệt là ngành F&B, quản lý kho luôn là một bài toán đầy mâu thuẫn. Nếu nhập hàng quá tay, vốn liếng sẽ bị "găm" lại trong kho và đối mặt với rủi ro hư hỏng. Ngược lại, nếu nhập quá ít, tình trạng “cháy hàng” sẽ xảy ra, kéo theo đó là sự gián đoạn vận hành và ánh nhìn thất vọng từ khách hàng. Tuy nhiên, quản lý kho hiện đại không nhất thiết phải gắn liền với những bảng tính Excel phức tạp hay những tệp hồ sơ dày cộm. Với Oda, bí mật của sự thảnh thơi chỉ gói gọn trong việc quản lý hai chỉ số cốt lõi.

Mục lục

1. Khi kho hàng cần “ranh giới an toàn”, không phải sự phán đoán

2. Đủ hàng để bán, nhưng không dư để chôn vốn

3. Khi hai chỉ số tồn kho được theo dõi tự động

4. Kết luận

Khi kho hàng cần “ranh giới an toàn”, không phải sự phán đoán

Hãy tưởng tượng một kịch bản quen thuộc: Vào đúng giờ cao điểm, nhân viên bỗng báo hết nguyên liệu chủ chốt. Đây là "cơn ác mộng" mà bất kỳ chủ nhà hàng nào cũng muốn tránh khỏi. Thực tế, đa số những sai sót này bắt nguồn từ việc quản lý dựa trên cảm tính hoặc sự phán đoán chủ quan của con người. Việc chỉ nhìn bằng mắt hay ước lượng bằng trí nhớ rất dễ dẫn đến những lỗ hổng trong kiểm soát.

Thiết lập "Tồn kho tôi thiếu" – Không còn nỗi lo hết hàng đột ngột.

Tại Oda, chúng tôi tin rằng kho hàng cần một "ranh giới an toàn" rõ ràng thay vì những dự đoán mơ hồ. Bằng cách thiết lập Mức tồn kho tối thiểu, bạn đã tạo ra một "ngưỡng báo động đỏ" cho doanh nghiệp. Thay vì phải thấp thỏm kiểm tra mỗi ngày, hệ thống sẽ thay bạn canh gác. Ngay khi con số chạm ngưỡng này, bạn sẽ biết chính xác đã đến lúc cần nhập hàng, giúp loại bỏ hoàn toàn sự lệ thuộc vào trí nhớ nhân viên và đảm bảo dòng chảy kinh doanh không bao giờ bị ngắt quãng.

Đủ hàng để bán, nhưng không dư để chôn vốn

Một câu nói kinh điển trong kinh doanh là: “Hàng tồn kho là tiền chết”. Trong ngành F&B, điều này lại càng đúng khi nguyên liệu thường có hạn sử dụng ngắn. Nhiều chủ quản lý vì sợ thiếu hụt nên chọn cách "nhập dư cho chắc", nhưng hệ quả là không gian kho bị chiếm dụng và dòng vốn bị chôn chặt trong những kiện hàng chưa dùng đến.

Nhập hàng vừa đủ, giải phóng dòng tiền "chết" trong kho.

Giải pháp để cân bằng cán cân này chính là Mức tồn kho mục tiêu. Đây là con số lý tưởng đại diện cho lượng hàng vừa đủ để vận hành ổn định mà không gây dư thừa. Việc duy trì hàng hóa ở mức mục tiêu không chỉ giúp kho hàng gọn gàng, giảm thiểu lãng phí do hư hỏng mà còn giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền. Thay vì để tiền "nằm yên" trên kệ kho, bạn có thể giải phóng nguồn vốn đó cho các hoạt động đầu tư hoặc marketing hiệu quả hơn.

Khi hai chỉ số tồn kho được theo dõi tự động

Điểm đột phá nhất khi đồng hành cùng Oda chính là khả năng tự động hóa. Khi bạn đã định nghĩa được "ranh giới an toàn" và "con số mục tiêu", hệ thống sẽ bắt đầu quy trình vận hành thông minh mà bạn không cần phải tính toán thủ công bất kỳ bước nào.

Quy trình này bắt đầu từ việc nhận diện tự động: ngay khi lượng hàng giảm xuống dưới các chỉ số được cài đặt, Oda sẽ lập tức đưa chúng vào danh sách đề xuất nhập hàng. Điểm hay ở chỗ, hệ thống không chỉ báo thiếu mà còn thực hiện luôn phần tính toán thông minh. Dựa trên mức tồn kho mục tiêu và lượng tồn thực tế, Oda sẽ tự đưa ra con số cần nhập chính xác nhất để lấp đầy kho.

Oda tự đề xuất giúp tối ưu hóa quy trình nhập hàng và giảm thiểu sai sót.

Công việc còn lại của bạn chỉ đơn giản là thực hiện vài cú click chuột. Bạn chỉ cần bấm “Chấp nhận đề xuất”, hệ thống sẽ tự động khởi tạo đơn mua hàng với đầy đủ thông tin nhà cung cấp và số lượng tương ứng. Sau một bước kiểm tra nhanh, cú nhấp chuột vào nút “Gửi đơn” sẽ hoàn tất toàn bộ quy trình. Việc nhập hàng vốn tốn cả tiếng đồng hồ giờ đây chỉ diễn ra trong tích tắc, giảm thiểu tối đa sai sót và giúp bộ máy vận hành luôn chính xác, nhịp nhàng.

Kết luận

Với Oda, quản lý kho không còn là một công việc mệt mỏi hay mang tính rủi ro cao. Việc chuyển đổi từ quản lý bằng cảm tính sang quản lý bằng dữ liệu thông qua hai chỉ số: Tồn kho tối thiểu và Tồn kho mục tiêu chính là chìa khóa để bạn giải phóng bản thân khỏi những lo âu thường nhật. Tối ưu quy trình để giảm thiểu lãng phí và đảm bảo vận hành ổn định không chỉ là tính năng của một phần mềm, mà đó là mục tiêu chiến lược mà Oda hướng đến để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững trong ngành F&B đầy thách thức.

---

Say Goodbye to Stockouts: Managing Your Inventory with Just Two Key Metrics on Oda

In the retail and F&B industries, inventory management is often a constant paradox. If you overstock, your capital is "trapped" in the warehouse, facing the risk of spoilage or waste. Conversely, if you understock, you face the dreaded "stockout," leading to operational disruptions and disappointed customers. However, modern inventory management doesn't have to be a mess of complex spreadsheets and outdated files. With Oda, the secret to peace of mind lies in managing just two core metrics.

Table of Contents

1. When Your Warehouse Needs "Safety Boundaries," Not Guesswork

2. Enough to Sell, But Not Enough to Bury Your Capital

3. When These Two Metrics Are Tracked Automatically

4. Conclusion

When Your Warehouse Needs "Safety Boundaries," Not Guesswork

Imagine a familiar scenario: right in the middle of peak hours, a staff member suddenly announces that a key ingredient has run out. This is a nightmare every restaurant owner wants to avoid. In reality, most of these mistakes stem from managing inventory based on intuition or subjective human judgment. Relying on visual checks or memory makes your business vulnerable to oversight and human error.

Set your "Minimum Stock" – No more sudden stockouts.

At Oda, we believe your warehouse needs a clear "safety boundary" rather than vague predictions. By setting a Minimum Stock Level, you create a "red alert" for your business. Instead of constantly checking shelves every day, the system stands guard for you. The moment your stock hits this threshold, you’ll know exactly when it’s time to restock. This eliminates dependence on staff memory and ensures your business operations never miss a beat.

Enough to Sell, But Not Enough to Bury Your Capital

There is a classic saying in business: “Inventory is dead money.” In the F&B industry, this is even more critical because ingredients often have a short shelf life. Many managers choose to "over-order just in case" out of a fear of shortages. However, the consequence is cluttered storage space and capital tied up in stock that isn't being used.

Order just enough, free up your "dead" capital.

The solution to balancing this scale is the Target Stock Level. This is the ideal figure representing the exact amount of stock needed to run smoothly without excess. Maintaining stock at this target level not only keeps your warehouse organized and reduces spoilage waste but also helps optimize your cash flow. Instead of letting money "sit still" on the shelves, you can free up that capital for marketing or other investment opportunities.

When These Two Metrics Are Tracked Automatically

The real breakthrough when partnering with Oda is the power of automation. Once you have defined your "safety boundaries" and your "target figures," the system initiates a smart operational workflow that requires no manual calculations on your part.

The process begins with automatic detection: As soon as the quantity of goods falls below the set targets, Oda immediately adds it to the "Restock Suggestions" area. What makes this truly powerful is that the system doesn't just alert you to the shortage—it. It handles smart calculations too. Based on your target stock level and current inventory, Oda automatically calculates the precise amount needed to replenish your shelves.

Oda has suggested solutions to optimize the import process and minimize errors.

The rest of the work is simple. With just a few clicks, you can click “Accept Suggestion,” and the system will automatically generate a Purchase Order with all the supplier information and required quantities pre-filled. After a quick review, one final click on the “Send Order” button completes the entire process. What used to take hours of manual checking and ordering now happens in seconds, minimizing errors and keeping your operations precise and efficient.

Conclusion

With Oda, inventory management is no longer an exhausting or high-risk chore. Shifting from intuitive management to data-driven decisions through two simple metrics—Minimum Stock and Target Stock—is the key to freeing yourself from daily operational anxieties.

Optimizing processes to reduce waste and ensure stable operations is more than just a software feature; it is the strategic goal Oda pursues to help your business grow sustainably in the challenging F&B industry.

FAQ

1. Why is Minimum Stock Level important?

Minimum Stock Level acts as a safety threshold, ensuring that you’re alerted before your stock runs out. It helps you maintain consistent inventory levels without relying on guesswork.

2. How can I determine my Target Stock Level?

Your Target Stock Level should be based on demand forecasts and historical sales, ensuring you always have enough stock to meet customer needs without overstocking.

3. How does Oda help with inventory management?

Oda automates the tracking of stock levels, sends alerts when restocking is needed, and creates purchase orders automatically, making inventory management faster and more accurate.