Quản lý nguyên liệu tươi trong chuỗi F&B: Làm sao mua đủ, giảm hao hụt và tránh tồn kho dư thừa?
Quản lý nguyên liệu tươi trong chuỗi F&B: Làm sao mua đủ, giảm hao hụt và tránh tồn kho dư thừa?
Nguyên liệu tươi là một trong những nhóm hàng khó quản lý trong hoạt động kinh doanh F&B. Rau củ, thịt, cá hay hải sản đều có thời hạn sử dụng nhất định và chất lượng có thể thay đổi nhanh chóng nếu không được bảo quản đúng cách. Vì vậy, doanh nghiệp không chỉ cần đảm bảo đủ nguyên liệu phục vụ khách hàng mà còn phải kiểm soát lượng mua, lượng tồn và mức hao hụt mỗi ngày.
Đối với các chuỗi nhà hàng có nhiều chi nhánh, việc quản lý nguyên liệu tươi còn phức tạp hơn khi nhu cầu sử dụng tại mỗi địa điểm không giống nhau. Làm thế nào để mua đủ hàng mà không tạo ra tồn kho dư thừa? Và doanh nghiệp cần quản lý những gì để hạn chế thất thoát ngay từ khâu đặt hàng?
1. Vì sao quản lý nguyên liệu tươi khó hơn các nhóm hàng khác?
Khác với gạo, gia vị đóng gói hay các loại vật tư có thời hạn bảo quản dài, nguyên liệu tươi đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán kỹ cả thời điểm nhập hàng lẫn lượng hàng cần mua.
Chẳng hạn, một nhà hàng có thể nhập gạo với số lượng lớn để sử dụng trong nhiều tuần. Tuy nhiên, nếu áp dụng cách mua tương tự cho rau xanh hoặc hải sản tươi sống, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ nguyên liệu giảm chất lượng trước khi được sử dụng hết.
Có ba yếu tố khiến việc quản lý nguyên liệu tươi trở nên phức tạp:
Thời hạn sử dụng ngắn: Một số nguyên liệu cần được sử dụng trong ngày hoặc trong vài ngày sau khi nhập kho. Lượng hàng dư có thể nhanh chóng trở thành hàng hỏng nếu nhu cầu thực tế thấp hơn dự kiến.
Nhu cầu tiêu thụ biến động: Lượng khách có thể thay đổi theo ngày trong tuần, thời tiết, chương trình khuyến mãi hoặc mùa cao điểm. Điều này khiến việc xác định số lượng cần mua không phải lúc nào cũng chính xác.
Hao hụt trong quá trình bảo quản và chế biến: Rau củ có thể bị dập, thịt cá có thể hao hụt sau sơ chế, trong khi một số nguyên liệu không còn đạt chất lượng dù chưa hết hạn sử dụng.
Những yếu tố này có mối liên hệ trực tiếp với nhau. Khi doanh nghiệp đặt hàng nhiều hơn nhu cầu thực tế, lượng tồn kho tăng lên và thời gian lưu kho kéo dài, từ đó làm tăng nguy cơ hao hụt.
Vì vậy, quản lý nguyên liệu tươi cần bắt đầu từ khâu lập kế hoạch mua hàng, thay vì chỉ tập trung vào việc bảo quản sau khi hàng đã được nhập kho.
2. Những vấn đề thường gặp khi mua hàng và quản lý nguyên liệu tươi
Mua hàng dựa trên kinh nghiệm thay vì nhu cầu thực tế
Tại nhiều nhà hàng, việc đặt nguyên liệu vẫn phụ thuộc khá nhiều vào kinh nghiệm của bếp trưởng hoặc nhân viên phụ trách mua hàng. Họ thường dựa trên lượng tiêu thụ của những ngày trước để ước tính số lượng cần nhập cho ngày tiếp theo.
Cách làm này có thể phù hợp khi quy mô kinh doanh còn nhỏ và lượng khách tương đối ổn định. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng thêm chi nhánh, việc đặt hàng dựa trên kinh nghiệm cá nhân sẽ khó đảm bảo tính nhất quán.
Ví dụ, một chi nhánh thường sử dụng 20 kg rau mỗi ngày nhưng vào đầu tuần, nhu cầu thực tế chỉ còn khoảng 12–15 kg. Nếu vẫn đặt hàng theo mức tiêu thụ thông thường mà không kiểm tra lượng tồn, phần nguyên liệu dư có thể phải lưu kho lâu hơn dự kiến. Ngược lại, nếu lượng khách tăng đột ngột nhưng đơn đặt hàng không được điều chỉnh kịp thời, nhà hàng có thể phải mua bổ sung với số lượng nhỏ hoặc thay đổi thực đơn do thiếu nguyên liệu.
Không nắm rõ lượng tồn kho trước khi đặt hàng
Một vấn đề khác là thông tin tồn kho và nhu cầu mua hàng không được cập nhật đồng bộ. Bộ phận bếp có thể đề xuất nhập thêm nguyên liệu trong khi kho vẫn còn hàng chưa sử dụng hết. Nhân viên mua hàng nhận được yêu cầu nhưng không có đủ thông tin để xác định số lượng cần đặt.
Tình trạng này dễ dẫn đến việc mua trùng hoặc mua nhiều hơn nhu cầu thực tế, đặc biệt khi một nguyên liệu được sử dụng cho nhiều món ăn khác nhau.
Đối với nguyên liệu tươi, số lượng tồn kho trên sổ sách cũng chưa phản ánh đầy đủ lượng hàng có thể sử dụng. Doanh nghiệp còn cần quan tâm đến chất lượng thực tế, thời hạn sử dụng và lượng nguyên liệu đã được chuẩn bị cho các ca phục vụ.
Hao hụt không được ghi nhận đầy đủ
Hao hụt là điều khó tránh khỏi trong quá trình bảo quản và chế biến thực phẩm. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không ghi nhận thường xuyên, lượng nguyên liệu thực tế và số liệu tồn kho có thể ngày càng chênh lệch.
Chẳng hạn, 10 kg rau nhập kho không đồng nghĩa với việc toàn bộ 10 kg đều có thể sử dụng để chế biến. Một phần có thể bị loại bỏ trong quá trình sơ chế hoặc không đạt yêu cầu chất lượng.
Nếu những khoản hao hụt này không được ghi nhận, người phụ trách mua hàng có thể tiếp tục đặt hàng dựa trên số liệu tồn kho chưa chính xác. Điều này ảnh hưởng đến cả kế hoạch mua hàng lẫn việc kiểm soát chi phí nguyên liệu.
3. Quản lý nguyên liệu tươi tại chuỗi F&B: Vì sao nhiều chi nhánh càng khó kiểm soát?
Khi một nhà hàng mở rộng thành chuỗi, nhu cầu nguyên liệu không chỉ tăng về số lượng mà còn khác nhau giữa các địa điểm. Một chi nhánh nằm trong trung tâm thương mại có thể đông khách vào cuối tuần, trong khi chi nhánh gần khu văn phòng lại tập trung lượng khách vào các ngày làm việc.
Sự khác biệt này khiến doanh nghiệp khó áp dụng cùng một kế hoạch đặt hàng cho toàn bộ hệ thống.
Ví dụ về nhu cầu nguyên liệu tại ba chi nhánh
Số liệu giả định nhằm minh họa sự khác biệt giữa lượng mua và nhu cầu thực tế trong một ngày.
Chi nhánh | Lượng nhập | Nhu cầu | Chênh lệch |
Chi nhánh A | 30 kg | 20 kg | Dư 10 kg |
Chi nhánh B | 20 kg | 28 kg | Thiếu 8 kg |
Chi nhánh C | 25 kg | 25 kg | Vừa đủ |
Giả định lượng tồn đầu ngày bằng 0 và các chi nhánh sử dụng cùng một loại nguyên liệu. Trong ví dụ trên, tổng lượng nguyên liệu nhập vào toàn hệ thống gần bằng nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, chi nhánh A lại dư hàng trong khi chi nhánh B không có đủ nguyên liệu để phục vụ.
Nếu không có thông tin tổng hợp kịp thời, người quản lý có thể chỉ phát hiện vấn đề khi chi nhánh B yêu cầu mua bổ sung hoặc khi chi nhánh A báo cáo hàng tồn quá nhiều.
Đây là lý do doanh nghiệp cần theo dõi nhu cầu mua hàng theo từng chi nhánh, đồng thời có cái nhìn tổng thể về hoạt động mua hàng của toàn hệ thống. Khi dữ liệu được tập trung, bộ phận quản lý có thêm cơ sở để đánh giá số lượng đặt hàng, phát hiện những trường hợp mua vượt nhu cầu và điều chỉnh kế hoạch cho các kỳ tiếp theo.
4. Làm thế nào để giảm hao hụt và tối ưu lượng nguyên liệu cần mua?
Để quản lý nguyên liệu tươi hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp việc lập kế hoạch mua hàng, kiểm soát tồn kho và ghi nhận hao hụt trong suốt quá trình vận hành.
Theo dõi nhu cầu sử dụng theo từng chi nhánh
Thay vì chỉ dựa trên lượng mua của kỳ trước, doanh nghiệp nên xem xét nhu cầu sử dụng thực tế tại từng chi nhánh. Các yếu tố như lịch sử bán hàng, ngày trong tuần, chương trình khuyến mãi và những thay đổi trong thực đơn đều có thể ảnh hưởng đến số lượng nguyên liệu cần nhập.
Việc theo dõi thường xuyên giúp bộ phận mua hàng nhận biết những chi nhánh có nhu cầu tăng hoặc giảm bất thường, từ đó điều chỉnh đơn đặt hàng phù hợp hơn.
Kiểm tra tồn kho trước khi tạo đơn mua hàng
Trước mỗi lần đặt hàng, nhân viên phụ trách cần xác định lượng nguyên liệu còn trong kho, lượng có thể sử dụng và nhu cầu dự kiến cho kỳ tiếp theo.
Đặc biệt, với các loại thực phẩm có thời hạn sử dụng ngắn, doanh nghiệp cần ưu tiên sử dụng những lô hàng nhập trước hoặc có hạn sử dụng gần hơn, tùy theo đặc tính của từng loại nguyên liệu.
Việc kiểm tra tồn kho trước khi đặt hàng không chỉ hạn chế mua dư mà còn giúp tránh tình trạng nguyên liệu cũ chưa được sử dụng hết đã tiếp tục nhập thêm hàng mới.
Ghi nhận hao hụt và kiểm tra nguyên nhân
Không phải mọi khoản hao hụt đều có thể loại bỏ hoàn toàn. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần biết nguyên liệu đang bị hao hụt ở công đoạn nào và mức hao hụt có nằm trong giới hạn chấp nhận được hay không.
Một số thông tin nên được ghi nhận thường xuyên bao gồm:
Lượng nguyên liệu bị loại bỏ khi nhận hàng hoặc sơ chế.
Hàng hỏng, giảm chất lượng hoặc hết hạn sử dụng.
Chênh lệch giữa lượng nguyên liệu dự kiến và lượng sử dụng thực tế.
Nguyên liệu phải hủy bỏ do bảo quản không đúng cách.
Khi có dữ liệu theo dõi qua nhiều kỳ, doanh nghiệp có thể nhận diện những vấn đề lặp lại và đưa ra biện pháp điều chỉnh phù hợp, chẳng hạn thay đổi tần suất nhập hàng, cải thiện điều kiện bảo quản hoặc rà soát định lượng chế biến.
Phối hợp thông tin giữa bếp, kho và bộ phận mua hàng
Một kế hoạch mua hàng chính xác cần có sự phối hợp giữa những bộ phận trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng và quản lý nguyên liệu.
Bếp là nơi nắm rõ nhu cầu chế biến, kho chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, trong khi bộ phận mua hàng cần tổng hợp các thông tin này để làm việc với nhà cung cấp.
Khi mỗi bộ phận quản lý thông tin trên những bảng tính hoặc nhóm trao đổi riêng biệt, việc đối chiếu dễ mất thời gian và có nguy cơ bỏ sót những thay đổi quan trọng.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình đặt hàng thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và tập trung thông tin cần thiết để người quản lý có thể theo dõi.
5. Oda hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mua hàng nguyên liệu tươi như thế nào?
Đối với chuỗi F&B, việc quản lý nguyên liệu tươi không chỉ là trách nhiệm của từng chi nhánh mà còn liên quan đến cách doanh nghiệp tổ chức hoạt động mua hàng trên toàn hệ thống. Khi số lượng chi nhánh tăng lên, việc tổng hợp yêu cầu đặt hàng từ nhiều địa điểm, theo dõi đơn mua và quản lý thông tin nhà cung cấp có thể tiêu tốn đáng kể thời gian nếu toàn bộ quy trình được thực hiện thủ công.
Oda hỗ trợ doanh nghiệp tập trung dữ liệu mua hàng và đơn hàng từ các chi nhánh trên cùng một hệ thống, giúp người quản lý có cơ sở theo dõi nhu cầu mua hàng và kiểm soát quy trình đặt hàng thuận tiện hơn. Thay vì phải tổng hợp thông tin từ nhiều bảng tính hoặc các cuộc trao đổi riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tổ chức quy trình mua hàng rõ ràng hơn, từ yêu cầu đặt hàng tại chi nhánh đến việc quản lý đơn mua và thông tin nhà cung cấp.
Với nhóm nguyên liệu tươi, dữ liệu mua hàng được tập trung còn giúp người quản lý dễ dàng xem xét sự khác biệt về nhu cầu giữa các chi nhánh, phục vụ việc điều chỉnh số lượng đặt hàng trong những kỳ tiếp theo. Tuy nhiên, để kiểm soát hao hụt thực tế, doanh nghiệp vẫn cần kết hợp dữ liệu mua hàng với quy trình kiểm kho, ghi nhận hàng hỏng và theo dõi lượng nguyên liệu sử dụng tại từng địa điểm.
Kết luận: Quản lý nguyên liệu tươi cần bắt đầu từ việc mua hàng đúng nhu cầu
Mua thiếu nguyên liệu có thể làm gián đoạn hoạt động phục vụ, trong khi mua dư làm tăng chi phí lưu kho và nguy cơ hao hụt. Đối với chuỗi F&B có nhiều chi nhánh, hai tình trạng này thậm chí có thể xảy ra cùng lúc nếu doanh nghiệp không có đủ thông tin để theo dõi nhu cầu tại từng địa điểm.
Vì vậy, quản lý nguyên liệu tươi không nên chỉ tập trung vào việc bảo quản hoặc kiểm kho cuối kỳ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế, kiểm tra lượng tồn trước khi đặt hàng và theo dõi hao hụt thường xuyên.
Oda giúp doanh nghiệp tập trung và quản lý hoạt động mua hàng giữa các chi nhánh, tạo cơ sở để kiểm soát đơn đặt hàng và điều chỉnh kế hoạch mua nguyên liệu phù hợp hơn.
Tìm hiểu giải pháp quản lý mua hàng dành cho chuỗi F&B tại oda.vn .
Oda — Order. So Easy.
Managing Fresh Ingredients Across F&B Chains: How to Buy Enough, Reduce Waste, and Avoid Excess Inventory
Fresh ingredients are one of the most challenging categories to manage in F&B operations. Vegetables, meat, fish, and seafood all have limited shelf lives, and their quality can change quickly if they are not stored properly. This means businesses need to ensure they have enough ingredients to serve customers while also keeping track of purchasing quantities, inventory levels, and daily waste.
For restaurant chains with multiple branches, managing fresh ingredients becomes even more complicated because demand varies from one location to another. How can businesses buy enough without creating excess inventory? And what needs to be managed to reduce waste from the purchasing stage?
1. Why Are Fresh Ingredients More Difficult to Manage Than Other Categories?
Unlike rice, packaged seasonings, or supplies with longer shelf lives, fresh ingredients require businesses to carefully consider both when to purchase and how much to buy.
For example, a restaurant may be able to purchase a large quantity of rice and use it over several weeks. However, applying the same purchasing approach to fresh vegetables or seafood can increase the risk of ingredients losing quality before they are fully used.
There are three main factors that make fresh ingredient management more complicated:
Short shelf life: Some ingredients need to be used on the same day or within a few days of delivery. Excess inventory can quickly become waste if actual demand is lower than expected.
Fluctuating demand: Customer traffic can change depending on the day of the week, weather, promotions, or peak seasons. This makes it difficult to determine the exact quantity that needs to be purchased.
Waste during storage and preparation: Vegetables can become damaged, while meat and fish may lose weight during preparation. Some ingredients may also no longer meet quality standards even before their expiration date.
These factors are closely connected. When a business orders more than its actual demand, inventory levels increase and ingredients stay in storage longer, which raises the risk of waste.
That is why fresh ingredient management needs to start with purchasing planning, rather than focusing only on storage after the ingredients have already been delivered.
2. Common Challenges in Purchasing and Managing Fresh Ingredients
Purchasing Based on Experience Instead of Actual Demand
At many restaurants, purchasing still depends heavily on the experience of the head chef or purchasing staff. They often estimate the quantity needed for the next day based on consumption from previous days.
This approach may work when the business is small and customer demand is relatively stable. However, as a business expands to multiple branches, relying on individual experience makes it harder to maintain consistency.
For example, a branch may normally use 20 kg of vegetables per day, but actual demand at the beginning of the week may only be around 12–15 kg. If the branch continues ordering based on its usual consumption without checking current inventory, the excess ingredients may need to stay in storage longer than expected.
On the other hand, if customer demand suddenly increases but the order is not adjusted in time, the restaurant may have to make an urgent small purchase or change its menu because of ingredient shortages.
Not Knowing the Actual Inventory Before Placing an Order
Another common issue is that inventory information and purchasing requirements are not updated consistently. The kitchen may request additional ingredients while the warehouse still has unused stock. The purchasing staff receives the request but does not have enough information to determine how much actually needs to be ordered.
This can easily lead to duplicate purchases or buying more than the actual demand, especially when the same ingredient is used across multiple dishes.
For fresh ingredients, the quantity recorded in inventory also does not fully reflect how much can actually be used. Businesses need to consider the actual condition of the ingredients, their remaining shelf life, and the amount already prepared for upcoming service periods.
Waste Is Not Fully Recorded
Waste is difficult to avoid during food storage and preparation. However, if it is not recorded regularly, the actual inventory and recorded inventory can gradually become inconsistent.
For example, receiving 10 kg of vegetables does not mean that all 10 kg will be available for cooking. Some may be discarded during preparation or rejected because they do not meet quality standards.
If this waste is not recorded, purchasing staff may continue ordering based on inaccurate inventory data. This affects both purchasing plans and ingredient cost control.
3. Managing Fresh Ingredients Across F&B Chains: Why Does It Get Harder With More Branches?
As a restaurant expands into a chain, ingredient demand does not only increase in volume. It also varies from one location to another. A branch inside a shopping mall may be busier on weekends, while a branch in an office area may receive more customers on weekdays.
These differences make it difficult for businesses to apply the same purchasing plan across the entire system.
Example of Ingredient Demand Across Three Branches
The following figures are hypothetical and are used to illustrate the difference between purchasing quantities and actual demand on a given day.
Branch | Quantity Received | Demand | Difference |
Branch A | 30 kg | 20 kg | 10 kg excess |
Branch B | 20 kg | 28 kg | 8 kg shortage |
Branch C | 25 kg | 25 kg | Balanced |
Assuming opening inventory is zero and all branches use the same ingredient, the total quantity received across the system is close to total demand. However, Branch A has excess inventory while Branch B does not have enough ingredients to serve its customers.
Without timely consolidated information, the manager may only discover the issue when Branch B requests an additional purchase or Branch A reports excess inventory.
This is why businesses need to monitor purchasing needs at each branch while also maintaining an overall view of purchasing activity across the entire system. When data is centralized, managers have a better basis for evaluating order quantities, identifying purchases that exceed actual demand, and adjusting purchasing plans for the next cycle.
4. How Can Businesses Reduce Waste and Optimize Fresh Ingredient Purchases?
Effective fresh ingredient management requires businesses to combine purchasing planning, inventory control, and waste tracking throughout the entire operational process.
Track Usage Demand by Branch
Instead of relying only on previous purchasing quantities, businesses should look at actual usage at each branch. Factors such as sales history, day of the week, promotions, and menu changes can all affect how much needs to be purchased.
Regular monitoring helps purchasing teams identify branches with unusual increases or decreases in demand and adjust order quantities accordingly.
Check Inventory Before Creating a Purchase Order
Before placing an order, purchasing staff should determine how much inventory remains, how much is actually usable, and how much will likely be needed for the next period.
For ingredients with short shelf lives, businesses should prioritize using earlier batches or those with nearer expiration dates, depending on the characteristics of each ingredient.
Checking inventory before purchasing not only helps prevent over-ordering but also reduces the risk of new stock being purchased while older ingredients are still unused.
Record Waste and Identify the Causes
Not all waste can be completely eliminated. What matters is knowing where waste occurs and whether the level of waste is within an acceptable range.
Some information should be recorded regularly, including:
Ingredients discarded during receiving or preparation.
Food that is spoiled, has lost quality, or has expired.
Differences between expected ingredient usage and actual usage.
Ingredients discarded due to improper storage.
When this data is tracked over multiple periods, businesses can identify recurring issues and make appropriate adjustments, such as changing purchasing frequency, improving storage conditions, or reviewing preparation quantities.
Coordinate Information Between the Kitchen, Warehouse, and Purchasing Team
An accurate purchasing plan requires coordination between the teams directly involved in using and managing ingredients.
The kitchen understands preparation requirements, the warehouse is responsible for checking quantities and quality, while the purchasing team needs to consolidate this information when working with suppliers.
When each team manages information through separate spreadsheets or chat groups, reconciliation can take time and important updates may be missed.
Businesses should therefore establish a standardized purchasing process, clearly define each team's responsibilities, and centralize the information needed for management to monitor the process.
5. How Does Oda Support Fresh Ingredient Purchasing Management?
For F&B chains, managing fresh ingredients is not only the responsibility of individual branches. It is also closely connected to how purchasing operations are organized across the entire system. As the number of branches grows, manually consolidating purchase requests from multiple locations, tracking purchase orders, and managing supplier information can take a significant amount of time.
Oda helps businesses centralize purchasing and order data from different branches in one system, giving managers a clearer basis for monitoring purchasing needs and managing the ordering process. Instead of consolidating information from multiple spreadsheets or separate conversations, businesses can organize the purchasing process more clearly, from branch purchase requests to purchase order management and supplier information.
For fresh ingredients, centralized purchasing data also helps managers review differences in demand between branches and use that information to adjust order quantities for upcoming purchasing cycles. However, to control actual waste, businesses still need to combine purchasing data with inventory checks, waste recording, and ingredient usage tracking at each location.
Conclusion: Fresh Ingredient Management Starts With Buying Based on Actual Demand
Under-ordering ingredients can disrupt service, while over-ordering increases storage costs and the risk of waste. For F&B chains with multiple branches, these two situations can even happen at the same time when businesses do not have enough information to monitor demand at each location.
Therefore, fresh ingredient management should not focus only on storage or end-of-period inventory checks. Businesses need to build purchasing processes based on actual demand, check inventory before placing orders, and regularly track waste.
Oda helps businesses centralize and manage purchasing activities across branches, providing a better basis for controlling purchase orders and adjusting ingredient purchasing plans accordingly.
Discover Oda's purchasing management solution for F&B chains at oda.vn.
Oda — Order. So Easy.
Comments