Quản lý chuỗi F&B: Làm sao biết chi nhánh nào đang có vấn đề?
Quản lý chuỗi F&B: Làm sao biết chi nhánh nào đang có vấn đề?
Khi một thương hiệu F&B có vài chi nhánh, việc nắm tình hình vận hành thường chưa quá khó. Người quản lý có thể trao đổi trực tiếp với từng nơi, biết hôm nay chi nhánh nào bán tốt, nơi nào đang thiếu nguyên liệu hay có đơn hàng cần xử lý gấp. Nhưng khi số lượng chi nhánh tăng lên, lượng thông tin cũng tăng theo và cách quản lý này dần trở nên khó duy trì.
Một chuỗi có 10, 20 hay 30 chi nhánh có thể tạo ra rất nhiều dữ liệu mỗi ngày: đơn hàng, nhu cầu mua nguyên liệu, lượng hàng tồn, lịch sử đặt hàng và các vấn đề phát sinh tại từng nơi. Nhìn vào báo cáo tổng của toàn chuỗi, mọi thứ đôi khi vẫn khá bình thường. Thế nhưng bên trong những con số đó có thể đang có một chi nhánh đặt hàng nhiều hơn hẳn, một nơi tồn kho cao liên tục hoặc một nơi thường xuyên phải xử lý đơn hàng ngoài kế hoạch.
Vì vậy, trong quản lý chuỗi F&B, câu hỏi không chỉ là toàn hệ thống đang hoạt động thế nào. Người quản lý còn cần biết chi nhánh nào đang có sự thay đổi đáng chú ý và thay đổi đó bắt đầu từ đâu.
Vì sao số liệu của toàn chuỗi chưa đủ để quản lý các chi nhánh?
Số liệu tổng giúp doanh nghiệp có cái nhìn nhanh về tình hình chung. Chẳng hạn, tổng giá trị mua hàng trong tháng này không tăng nhiều so với tháng trước có thể cho thấy chi phí mua hàng của toàn hệ thống vẫn đang nằm trong mức quen thuộc.
Nhưng con số tổng lại không cho biết sự thay đổi đang diễn ra ở đâu.
Giả sử một chuỗi có 10 chi nhánh. Trong đó, 9 chi nhánh giữ mức đặt hàng tương đối ổn định nhưng một chi nhánh lại tăng đáng kể lượng nguyên liệu mua vào. Khi cộng tất cả lại, mức tăng của một chi nhánh có thể không đủ lớn để làm thay đổi báo cáo toàn hệ thống. Nếu chỉ nhìn vào con số tổng, sự khác biệt này rất dễ bị bỏ qua.
Tình huống tương tự cũng có thể xảy ra với tồn kho. Một chi nhánh giữ lượng hàng cao trong nhiều tuần không nhất thiết khiến tổng tồn kho của cả chuỗi trở nên bất thường. Nhưng đối với chính chi nhánh đó, đây có thể là dấu hiệu cần được kiểm tra. Đó là lý do dữ liệu trong quản lý chuỗi cần được nhìn ở cả hai cấp độ: toàn hệ thống và từng chi nhánh. Báo cáo tổng cho biết bức tranh chung, còn dữ liệu chi tiết giúp tìm ra nơi cần nhìn kỹ hơn.
Những dấu hiệu nào cho thấy một chi nhánh cần được kiểm tra?
Không phải cứ chi nhánh nào có số liệu cao hơn là có vấn đề. Một chi nhánh đông khách hơn sẽ cần nhiều nguyên liệu hơn, hoặc một chương trình bán hàng mới có thể khiến lượng đặt hàng tăng trong một khoảng thời gian. Điều đáng chú ý nằm ở những thay đổi không phù hợp với tình hình thực tế hoặc lặp lại trong thời gian dài.
1. Lượng đặt hàng tăng nhưng nhu cầu không thay đổi tương ứng
Một chi nhánh bắt đầu đặt nguyên liệu nhiều hơn bình thường có thể có lý do chính đáng. Tuy nhiên, nếu lượng đặt hàng tăng trong khi hoạt động kinh doanh không có thay đổi tương ứng, doanh nghiệp nên xem lại dữ liệu của chi nhánh đó.
Có thể nhu cầu được dự trù chưa chính xác. Cũng có thể cách đặt hàng đang khác với các chi nhánh có quy mô tương tự. Nếu không lưu lại lịch sử, người quản lý rất khó nhận ra sự thay đổi này chỉ bằng việc hỏi lại từng người phụ trách.
2. Tồn kho cao trong thời gian dài
Tồn kho là một phần bình thường của hoạt động F&B. Chi nhánh vẫn cần có nguyên liệu để phục vụ khách hàng và không thể lúc nào cũng nhập đúng số lượng sử dụng trong ngày. Vấn đề bắt đầu xuất hiện khi lượng hàng tồn cao liên tục mà chưa có lý do rõ ràng.
Khi đó, doanh nghiệp cần nhìn lại lượng hàng đã mua, nhu cầu sử dụng và tốc độ tiêu thụ tại chi nhánh. Một con số tồn kho riêng lẻ có thể chưa nói lên nhiều điều. Nhưng nếu đặt nó cạnh lịch sử mua hàng và dữ liệu của những chi nhánh tương đương, sự khác biệt sẽ dễ nhận ra hơn.
3. Thường xuyên phát sinh đơn hàng gấp
Trong vận hành F&B, những tình huống phát sinh là khó tránh khỏi. Có hôm lượng khách tăng bất ngờ, có nguyên liệu sử dụng nhiều hơn dự kiến hoặc một đơn hàng từ nhà cung cấp gặp vấn đề.
Một vài lần phát sinh không nói lên nhiều điều. Nhưng nếu cùng một chi nhánh thường xuyên phải đặt thêm hàng vào phút cuối, doanh nghiệp có thể cần xem lại cách dự trù và lập kế hoạch mua hàng tại nơi đó. Lịch sử đơn hàng sẽ giúp phân biệt một trường hợp bất thường với một tình trạng đang lặp lại.
4. Cách đặt hàng giữa các chi nhánh có sự chênh lệch lớn
Các chi nhánh trong cùng một chuỗi không nhất thiết phải đặt hàng giống nhau. Vị trí, lượng khách, quy mô và đặc điểm hoạt động có thể tạo ra nhu cầu rất khác nhau.
Tuy vậy, việc so sánh vẫn có giá trị. Nếu những chi nhánh có quy mô và nhu cầu tương đối giống nhau nhưng cách đặt hàng lại chênh lệch đáng kể, đây có thể là điểm để người quản lý tìm hiểu thêm.
Mục đích của việc so sánh không phải để tìm ra chi nhánh nào “tốt” hay “xấu”. Quan trọng là doanh nghiệp biết được đâu là sự khác biệt bình thường và đâu là thay đổi cần được kiểm tra.
Quản lý nhiều chi nhánh cần nhìn dữ liệu theo từng chi nhánh
Khi số lượng chi nhánh tăng, việc quản lý sẽ khó hơn nếu dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nơi. Một phần thông tin ở file Excel, một phần trong nhóm chat, một phần do nhân viên chi nhánh tự lưu lại. Đến khi cần kiểm tra một vấn đề đã xảy ra từ vài tuần trước, người quản lý lại phải hỏi từng người hoặc tìm lại từng nguồn thông tin.
Cách làm này không nhất thiết sai khi quy mô còn nhỏ. Nhưng càng nhiều chi nhánh, thời gian dành cho việc tổng hợp và đối chiếu dữ liệu càng lớn.
Một hệ thống quản lý chuỗi F&B cần giúp doanh nghiệp đi từ thông tin tổng quan đến từng chi nhánh mà không phải gom dữ liệu thủ công mỗi lần muốn kiểm tra. Khi biết một chi nhánh đang có lượng đặt hàng tăng, người quản lý cũng cần xem được lịch sử đặt hàng và những thông tin liên quan để hiểu chuyện gì đang xảy ra.
Chẳng hạn, thay vì chỉ thấy “chi nhánh A mua nhiều hơn”, doanh nghiệp có thể tiếp tục tìm hiểu: mức tăng bắt đầu từ thời điểm nào, nhóm hàng nào tăng, các đơn hàng có thường xuyên phát sinh ngoài kế hoạch không và tình trạng này có xuất hiện trong những tuần trước hay chưa. Khi dữ liệu được lưu lại đầy đủ, những câu hỏi như vậy sẽ dễ trả lời hơn.
So sánh các chi nhánh giúp phát hiện sự khác biệt
Một trong những lợi ích của việc tập trung dữ liệu là doanh nghiệp có thể nhìn các chi nhánh trong cùng một bức tranh. Điều này không có nghĩa tất cả chi nhánh phải có cùng một mức mua hàng hay tồn kho. Một cửa hàng ở khu vực có lượng khách cao chắc chắn có nhu cầu khác với một cửa hàng nhỏ hơn. Vì vậy, dữ liệu chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đặt trong đúng bối cảnh.
Điều doanh nghiệp cần tìm là những thay đổi khác với chính chi nhánh đó trong quá khứ hoặc khác với các chi nhánh có điều kiện tương tự.
Ví dụ, nếu một chi nhánh trước đây thường đặt hàng ổn định nhưng ba tuần liên tiếp lượng mua tăng mạnh, đây là một thay đổi đáng để kiểm tra. Nếu cùng thời điểm đó, các chi nhánh khác không có biến động tương tự, người quản lý càng có thêm cơ sở để tìm hiểu nguyên nhân.
Ngược lại, nếu tất cả chi nhánh cùng tăng lượng đặt hàng sau khi thay đổi thực đơn hoặc bước vào một mùa kinh doanh cao điểm, sự thay đổi đó có thể được giải thích bằng bối cảnh chung của toàn chuỗi. Dữ liệu vì thế không thay người quản lý đưa ra quyết định. Nó giúp người quản lý biết nên bắt đầu kiểm tra từ đâu.
Làm sao để quản lý chuỗi F&B không phụ thuộc quá nhiều vào việc hỏi từng chi nhánh?
Một chuỗi càng lớn thì việc trao đổi trực tiếp với từng chi nhánh càng khó trở thành cách duy nhất để nắm tình hình.
Người quản lý vẫn cần trao đổi với các bộ phận và nhân viên tại chi nhánh, nhưng những thông tin cơ bản về đơn hàng, mua hàng và hoạt động vận hành nên được ghi nhận tập trung. Khi cần kiểm tra, người phụ trách có thể bắt đầu từ dữ liệu thay vì phải nhớ lại hoặc tìm kiếm từ nhiều nguồn khác nhau.
Đây cũng là điểm mà một phần mềm quản lý chuỗi F&B có thể hỗ trợ doanh nghiệp. Thay vì chỉ lưu dữ liệu để làm báo cáo, hệ thống nên giúp người dùng theo dõi được hoạt động theo từng chi nhánh, xem lại lịch sử và phát hiện những thay đổi cần chú ý.
Khi số lượng chi nhánh tăng, việc này càng quan trọng. Bởi người quản lý không thể có mặt ở mọi nơi mỗi ngày, nhưng vẫn cần biết khi nào một chi nhánh đang có dấu hiệu khác với bình thường.
Oda hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu giữa các chi nhánh
Oda hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động mua hàng, đơn hàng, nhà cung cấp và dữ liệu vận hành giữa các chi nhánh trên cùng một hệ thống.
Với chuỗi F&B, việc tập trung dữ liệu giúp người quản lý có thể theo dõi tình hình theo từng chi nhánh thay vì chỉ nhìn vào số liệu tổng. Khi cần kiểm tra một thay đổi trong quá trình mua hàng hoặc đặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể dựa trên dữ liệu đã được ghi nhận để tìm hiểu thay vì phải tổng hợp lại từ đầu.
Quản lý nhiều chi nhánh không có nghĩa là người quản lý phải biết mọi việc đang xảy ra ở từng nơi. Điều cần thiết hơn là doanh nghiệp có một cách để nhìn thấy những thay đổi quan trọng và truy lại được thông tin khi cần.
Khi dữ liệu vận hành được tổ chức rõ ràng, việc quản lý chuỗi F&B sẽ bớt phụ thuộc vào trí nhớ, file riêng lẻ hay những cuộc trao đổi rời rạc giữa các chi nhánh.
Oda — Order. So Easy.
Tìm hiểu thêm về Oda tại Oda.vn.
F&B Chain Management: How to Know Which Branch Is Having Problems?
When an F&B brand has only a few branches, grasping the operational situation is usually not too difficult. Managers can communicate directly with each location, knowing which branch is selling well today, which one is running low on ingredients, or which has an urgent order to handle. However, as the number of branches increases, the amount of information grows as well, and this management style gradually becomes difficult to maintain.
A chain with 10, 20, or 30 branches can generate a massive amount of data every day: orders, ingredient requirements, inventory levels, ordering history, and issues arising at each location. Looking at the total report of the entire chain, everything sometimes seems quite normal. Yet, hidden within those numbers, there might be one branch ordering significantly more than usual, one with consistently high inventory, or one that frequently has to handle unplanned orders.
Therefore, in F&B chain management, the question is not just how the entire system is performing. The manager also needs to know which branch is undergoing a notable change and where that change originates.
Why is system-wide data not enough to manage individual branches?
Total figures help businesses get a quick overview of the general situation. For example, if the total procurement value this month has not increased much compared to last month, it might indicate that the procurement costs of the entire system are still within the familiar range.
However, the total number does not reveal where the change is taking place.
Suppose a chain has 10 branches. Among them, 9 branches maintain a relatively stable ordering level, but one branch significantly increases the quantity of ingredients purchased. When adding everything up, the increase from a single branch might not be large enough to change the system-wide report. If only looking at the total number, this discrepancy is very easy to overlook.
A similar situation can happen with inventory. One branch keeping a high stock level for many weeks does not necessarily make the total inventory of the entire chain abnormal. But for that specific branch, this could be a sign that needs to be checked.
That is why data in chain management needs to be viewed at both levels: system-wide and individual branch. The aggregate report shows the big picture, while detailed data helps pinpoint the location that needs a closer look.
What signs indicate a branch needs to be checked?
It is not necessarily true that any branch with higher figures has a problem. A busier branch will need more ingredients, or a new sales promotion might cause order quantities to increase for a period.
The noteworthy aspect lies in changes that are inconsistent with the actual situation or those that repeat over a long period.
1. Order volume increases but demand does not change correspondingly
A branch that starts ordering more ingredients than usual might have a valid reason. However, if order volume increases while business activity shows no corresponding change, the business should review that branch's data.
It is possible that the demand forecast was inaccurate. It is also possible that the ordering method differs from branches of similar scale. Without keeping a history, it is very difficult for a manager to recognize this change just by asking each person in charge again.
2. High inventory for a long period
Inventory is a normal part of F&B operations. Branches still need ingredients to serve customers and cannot always import the exact quantity used in a day. The problem begins to appear when inventory levels are continuously high without a clear reason.
When this happens, the business needs to look back at the quantity purchased, the demand for usage, and the consumption rate at the branch.
A single inventory figure may not tell much. But if you place it next to the purchase history and data of equivalent branches, the difference will be easier to spot.
3. Frequent occurrence of rush orders
In F&B operations, unforeseen situations are inevitable. Some days, customer traffic increases unexpectedly, more ingredients are used than projected, or an order from a supplier encounters a problem.
A few occurrences do not say much. But if the same branch frequently has to order extra items at the last minute, the business may need to review the forecasting and procurement planning method at that location.
Order history will help distinguish an abnormal case from a recurring situation.
4. Large discrepancy in ordering methods between branches
Branches in the same chain do not necessarily have to order the same things. Location, customer volume, scale, and operational characteristics can create very different needs.
Nevertheless, comparison still has value. If branches with relatively similar scale and demand have significantly different ordering patterns, this might be a point for the manager to investigate further.
The purpose of comparison is not to find out which branch is "good" or "bad". It is important that the business knows what a normal difference is and what change needs to be checked.
Managing multiple branches requires viewing data by individual branch
As the number of branches increases, management becomes more difficult if data is scattered in many places. Some information is in Excel files, some in group chats, and some kept by branch staff themselves. By the time a problem that occurred a few weeks ago needs to be checked, the manager has to ask each person or search through each information source.
This approach is not necessarily wrong when the scale is small. But the more branches there are, the greater the time spent on data aggregation and reconciliation.
An F&B chain management system needs to help businesses go from overview information to individual branches without having to manually gather data every time they want to check something. When knowing a branch has increased order volume, the manager also needs to see the order history and related information to understand what is going on.
For example, instead of just seeing "Branch A is buying more", the business can continue to investigate: when did the increase start, which product group increased, do orders frequently arise outside of schedule, and has this situation appeared in previous weeks or not. When data is fully recorded, such questions are easier to answer.
Comparing branches helps detect differences
One of the benefits of centralizing data is that businesses can view branches within the same picture.
This does not mean all branches must have the same purchase or inventory level. A store in an area with high customer traffic definitely has different needs than a smaller store. Therefore, data only truly has meaning when placed in the correct context.
What businesses need to look for are changes that differ from that specific branch in the past or differ from branches with similar conditions.
For example, if a branch previously placed stable orders but purchases have increased sharply for three consecutive weeks, this is a change worth checking. If at the same time, other branches do not experience similar fluctuations, the manager has more basis to find the cause.
Conversely, if all branches increase order volume after a menu change or entering a peak business season, that change can be explained by the general context of the entire chain. Therefore, data does not replace the manager in making decisions. It helps the manager know where to start checking.
How to manage an F&B chain without relying too much on asking each branch?
The larger a chain, the harder it is for direct communication with each branch to be the only way to grasp the situation.
Managers still need to exchange information with departments and staff at branches, but basic information regarding orders, procurement, and operational activities should be recorded centrally. When checking is needed, the person in charge can start from the data instead of having to recall or search from many different sources.
This is also where an F&B chain management software can support businesses. Instead of just storing data to create reports, the system should help users track activities by individual branch, review history, and detect changes needing attention.
As the number of branches increases, this becomes more important. Because managers cannot be everywhere every day, but still need to know when a branch is showing signs different from the norm.
Oda supports businesses in managing data between branches
Oda supports businesses in managing procurement activities, orders, suppliers, and operational data between branches on the same system.
With F&B chains, centralizing data helps managers track the situation by individual branch instead of just looking at aggregate figures. When needing to check a change in the procurement or ordering process, businesses can also rely on recorded data to investigate instead of having to aggregate from the beginning.
Managing many branches does not mean the manager must know everything happening at every location. What is more necessary is that the business has a way to see important changes and retrieve information when needed.
When operational data is clearly organized, F&B chain management will rely less on memory, individual files, or sporadic exchanges between branches.
Oda — Order. So Easy.
Learn more about Oda at odaai.io.
Comments