Why Is Order Approval Harder to Control as Your Business Expands to More Branches?

Quy trình phê duyệt đơn hàng: Vì sao doanh nghiệp càng nhiều chi nhánh càng khó kiểm soát?

Trong một doanh nghiệp F&B, một đơn hàng nguyên liệu có thể phải đi qua nhiều người trước khi được gửi đến nhà cung cấp. Nhân viên tại chi nhánh tạo đơn, quản lý kiểm tra, bộ phận mua hàng xem xét, người có thẩm quyền phê duyệt rồi mới chuyển đơn đến nhà cung cấp. Trên giấy tờ, quy trình này khá rõ ràng.

Nhưng trong thực tế, câu hỏi “Đơn hàng này đang ở đâu?” đôi khi lại không dễ trả lời.

Đơn đang chờ quản lý duyệt hay đã chuyển sang bộ phận mua hàng? Purchasing đã kiểm tra chưa? Nhà cung cấp đã nhận đơn chưa? Khi thông tin được trao đổi qua nhiều công cụ và giữa nhiều người, việc theo dõi một đơn hàng từ lúc tạo đến lúc hoàn tất có thể mất nhiều thời gian hơn cần thiết.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, số lượng đơn hàng và người tham gia xử lý tăng lên nhanh chóng. Lúc này, một quy trình phê duyệt đơn hàng rõ ràng không chỉ giúp kiểm soát từng đơn hàng mà còn giúp doanh nghiệp nhìn được toàn bộ hoạt động mua hàng.

Quy trình phê duyệt đơn hàng thường gặp vấn đề ở đâu?

Một quy trình mua hàng cơ bản thường bắt đầu từ nhu cầu của chi nhánh. Khi cần bổ sung nguyên liệu, nhân viên tạo đơn và gửi cho người quản lý kiểm tra. Sau khi được duyệt, đơn có thể được chuyển đến Purchasing để xử lý với nhà cung cấp.

Vấn đề không nhất thiết nằm ở số lượng bước. Một quy trình có nhiều bước vẫn có thể vận hành tốt nếu mọi người biết rõ mình đang chịu trách nhiệm ở đâu và đơn hàng đang ở trạng thái nào.

Khó khăn bắt đầu xuất hiện khi mỗi bước được thực hiện trên một kênh khác nhau. Nhân viên có thể tạo đơn trên Excel, gửi thông tin qua Zalo, trao đổi thêm qua email và gọi điện khi cần xác nhận. Khi đó, để biết một đơn hàng đang được xử lý đến đâu, người quản lý có thể phải kiểm tra nhiều nguồn thay vì chỉ nhìn vào một hệ thống.

Với một vài đơn hàng mỗi ngày, việc này có thể chưa đáng kể. Nhưng khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và hàng trăm đơn hàng cần xử lý, những lần kiểm tra nhỏ này sẽ trở thành một phần công việc lặp lại mỗi ngày.

Điều gì xảy ra khi không theo dõi được trạng thái đơn hàng?

1. Khó xác định trách nhiệm. Khi một đơn hàng bị chậm, câu hỏi đầu tiên thường là ai đang xử lý. Nếu không có trạng thái và người phụ trách được ghi nhận rõ ràng, đội ngũ phải hỏi lại từng bên để tìm thông tin.

2. Đơn hàng dễ bị tồn ở một bước. Chỉ cần một người chưa kiểm tra hoặc chưa phê duyệt, đơn hàng có thể không được chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không có cơ chế theo dõi, việc phát hiện một đơn đang bị chờ có thể xảy ra khá muộn.

3. Quản lý mất thời gian kiểm tra thủ công. Thay vì tập trung vào những vấn đề cần quyết định, quản lý phải dành thời gian hỏi chi nhánh, kiểm tra tin nhắn hoặc tìm lại email để xác định tình trạng từng đơn.

4. Khó nhìn được hoạt động mua hàng của toàn hệ thống. Với mô hình nhiều chi nhánh, việc chỉ theo dõi từng đơn riêng lẻ khiến Head Office khó có được cái nhìn tổng thể: chi nhánh nào đang có nhiều đơn chờ duyệt, đơn nào đang bị chậm và khâu nào thường xuyên tạo ra điểm nghẽn.

Một quy trình phê duyệt đơn hàng tốt cần những gì?

Một quy trình phê duyệt đơn hàng không nhất thiết phải có thật nhiều bước. Điều quan trọng là mỗi bước phải có mục đích rõ ràng và thông tin được ghi nhận nhất quán.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định ai có quyền tạo, kiểm tra và phê duyệt đơn hàng. Việc phân quyền rõ ràng giúp hạn chế tình trạng đơn hàng bị chuyển qua nhiều người nhưng không ai thực sự chịu trách nhiệm xử lý.

Tiếp theo là trạng thái đơn hàng. Một đơn có thể được phân loại theo các trạng thái như đang chờ kiểm tra, chờ phê duyệt, đã duyệt hoặc đã gửi nhà cung cấp. Khi trạng thái được cập nhật ngay trong quy trình, người liên quan có thể biết đơn hàng đang ở đâu mà không cần hỏi lại.

Cuối cùng là khả năng theo dõi lịch sử xử lý. Khi cần kiểm tra một đơn hàng, doanh nghiệp nên biết đơn được tạo khi nào, ai đã xử lý, ai phê duyệt và đơn đã được chuyển đến nhà cung cấp hay chưa. Đây là cơ sở để xử lý các trường hợp phát sinh và tránh việc phải tìm lại thông tin từ nhiều nguồn.

Vì sao quản lý đơn hàng càng quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh?

Một chi nhánh có thể dễ dàng kiểm soát đơn hàng bằng những cách làm quen thuộc. Người quản lý biết nhân viên nào đang phụ trách, thường xuyên trao đổi với nhà cung cấp nào và có thể hỏi trực tiếp khi cần.

Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, cách làm này khó duy trì ở quy mô lớn. Mỗi chi nhánh có thể có nhiều nhân viên, nhiều nhà cung cấp và nhiều đơn hàng phát sinh mỗi ngày. Nếu thông tin chỉ được lưu ở từng người hoặc từng kênh trao đổi, Head Office sẽ khó theo dõi hoạt động của toàn bộ hệ thống.

Đây là lý do quản lý đơn hàng cần được xây dựng cùng với một quy trình thống nhất. Chi nhánh vẫn có thể chủ động xử lý nhu cầu của mình, nhưng những thông tin quan trọng như đơn hàng, trạng thái, người xử lý và kết quả phê duyệt cần được ghi nhận theo cùng một cách.

Khi đó, quản lý không cần đi qua từng chi nhánh để hỏi tình hình. Thay vào đó, họ có thể xem hoạt động mua hàng của toàn hệ thống từ một nơi và tập trung xử lý những đơn hàng thực sự cần chú ý.

Quản lý mua hàng tập trung giúp giảm những bước kiểm tra không cần thiết

Chuẩn hóa quy trình chỉ là một phần. Nếu dữ liệu đơn hàng vẫn nằm ở nhiều nơi, doanh nghiệp vẫn phải mất thời gian tổng hợp trước khi có thể sử dụng thông tin.

Một hệ thống quản lý mua hàng tập trung giúp đưa những thông tin cần thiết về cùng một nơi: từ nhu cầu mua hàng, đơn hàng, trạng thái xử lý đến thông tin nhà cung cấp. Khi dữ liệu được cập nhật xuyên suốt quá trình, các bộ phận liên quan có thể làm việc dựa trên cùng một nguồn thông tin.

Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp F&B có nhiều chi nhánh. Thay vì mỗi chi nhánh tự theo dõi đơn hàng và sau đó gửi thông tin về Head Office, dữ liệu có thể được cập nhật ngay trong hệ thống chung.

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn các bước kiểm tra hay phê duyệt. Mục tiêu là để những bước đó diễn ra đúng người, đúng thời điểm và có thể theo dõi được.

Oda giúp doanh nghiệp theo dõi quy trình trên một hệ thống

Với Oda, doanh nghiệp có thể tập trung hoạt động mua hàng của các chi nhánh trên cùng một hệ thống. Đơn hàng được theo dõi xuyên suốt quá trình, giúp các bên liên quan biết đơn đang ở trạng thái nào và ai đang xử lý.

Thay vì phải kiểm tra Excel, Zalo, email hoặc hỏi lại từng người để tìm một đơn hàng, đội ngũ có thể theo dõi thông tin ngay trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát quy trình, giảm những công việc kiểm tra thủ công và có cái nhìn rõ hơn về hoạt động mua hàng giữa các chi nhánh.

Khi doanh nghiệp phát triển từ một vài chi nhánh lên một mô hình lớn hơn, việc quản lý không nên phụ thuộc vào khả năng nhớ đơn hàng của từng người. Một quy trình phê duyệt đơn hàng rõ ràng và một hệ thống quản lý tập trung sẽ giúp công việc tiếp tục vận hành ngay cả khi số lượng đơn hàng, chi nhánh và nhân sự cùng tăng lên.

Doanh nghiệp của bạn đang mất bao nhiêu thời gian để tìm một đơn hàng?

Nếu mỗi lần cần kiểm tra trạng thái đơn hàng đều phải hỏi lại một người khác, có thể vấn đề không nằm ở đội ngũ mà nằm ở cách doanh nghiệp đang quản lý quy trình.

Tìm hiểu cách Oda.vn để xem cách doanh nghiệp F&B có thể chuẩn hóa quy trình mua hàng và quản lý đơn hàng tập trung trên một hệ thống.

---

Order Approval Process: Why Is It Harder to Control as a Business Grows Across More Branches?

In an F&B business, an ingredient order may have to go through several people before it is sent to the supplier. Staff at the branch create the order, the manager reviews it, the Purchasing team checks it, an authorised person approves it, and only then is the order sent to the supplier. On paper, the process seems quite clear.

But in reality, the question “Where is this order?” is sometimes not so easy to answer.

Is the order waiting for the manager’s approval or has it already been transferred to Purchasing? Has Purchasing checked it? Has the supplier received the order? When information is exchanged through multiple tools and between multiple people, tracking an order from creation to completion can take more time than necessary.

This becomes especially important for businesses with multiple branches, where the number of orders and people involved in processing them increases quickly. At this point, a clear order approval process not only helps control individual orders but also gives the business visibility into its overall purchasing activities.

Where Do Problems Commonly Occur in the Order Approval Process?

A basic purchasing process usually starts with a need at the branch. When additional ingredients are needed, staff create an order and send it to the manager for review. Once approved, the order may be transferred to Purchasing to be processed with the supplier.

The issue is not necessarily the number of steps. A process with multiple steps can still operate effectively as long as everyone knows where their responsibility lies and what status the order is currently in.

Difficulties begin to appear when each step is carried out through a different channel. Staff may create an order in Excel, send the information through Zalo, continue discussions via email, and make a phone call when confirmation is needed. In this situation, to find out how far an order has progressed, a manager may have to check multiple sources instead of simply looking at one system.

With only a few orders each day, this may not seem significant. But when a business has multiple branches and hundreds of orders to process, these small checks become part of repetitive daily work.

What Happens When Order Status Cannot Be Tracked?

1. It becomes difficult to determine responsibility. When an order is delayed, the first question is often who is handling it. Without a clearly recorded status and assigned person, the team has to ask each party again to find the information.

2. Orders can get stuck at one step. If just one person has not checked or approved an order, it may not move to the next step. Without a tracking mechanism, a pending order may only be discovered quite late.

3. Managers spend time on manual checks. Instead of focusing on issues that require decisions, managers have to spend time asking branches, checking messages, or searching through emails to determine the status of individual orders.

4. It becomes difficult to see purchasing activities across the entire system. For a multi-branch business, tracking individual orders separately makes it difficult for the Head Office to get an overall view: which branches have the most orders waiting for approval, which orders are delayed, and which stage is frequently creating bottlenecks.

What Does a Good Order Approval Process Need?

An order approval process does not necessarily need to have many steps. What matters is that each step has a clear purpose and that information is recorded consistently.

First, the business needs to define who has the authority to create, review, and approve orders. Clear role assignments help prevent orders from being passed between multiple people without anyone taking actual responsibility for processing them.

Next is order status. An order can be classified into statuses such as waiting for review, waiting for approval, approved, or sent to the supplier. When the status is updated directly within the process, everyone involved can see where the order is without having to ask again.

Finally, there needs to be a way to track the processing history. When an order needs to be checked, the business should be able to know when it was created, who processed it, who approved it, and whether it has been sent to the supplier. This provides a basis for handling issues that arise and avoids having to search for information across multiple sources.

Why Does Order Management Become More Important as a Business Grows Across More Branches?

A single branch can easily manage orders using familiar methods. The manager knows which employee is responsible, which suppliers they usually communicate with, and can ask directly when needed.

But as the business expands, this way of working becomes difficult to maintain at scale. Each branch may have multiple employees, suppliers, and orders generated every day. If information is stored only with individual people or across different communication channels, the Head Office will find it difficult to monitor the activities of the entire system.

This is why order management needs to be built around a standardized process. Branches can still proactively handle their own needs, but important information such as orders, statuses, responsible employees, and approval results needs to be recorded in the same way.

This allows managers to see purchasing activities across the entire business from one place instead of going through each branch to ask for updates. They can then focus on the orders that actually require attention.

Centralised Purchasing Management Helps Reduce Unnecessary Checks

Standardizing the process is only one part of the solution. If order data is still stored in different places, the business still has to spend time consolidating information before it can be used.

A centralized purchasing management system brings the necessary information together in one place: from purchasing needs and orders to processing status and supplier information. When data is updated throughout the process, relevant teams can work from the same source of information.

This is especially useful for F&B businesses with multiple branches. Instead of each branch tracking its own orders and then sending information to the Head Office, data can be updated directly within a shared system.

The goal is not to completely eliminate checks or approval steps. The goal is to make sure those steps happen with the right person, at the right time, and in a way that can be tracked.

Oda Helps Businesses Track the Purchasing Process in One System

With Oda, businesses can centralize purchasing activities across branches on the same system. Orders can be tracked throughout the process, allowing relevant teams to know the current status of an order and who is handling it.

Instead of checking Excel, Zalo, email, or asking different people to find an order, teams can track the information directly within the system. This helps businesses control the process more easily, reduce manual checking tasks, and gain a clearer view of purchasing activities across branches.

As a business grows from a few branches into a larger operation, management should not depend on individual employees remembering where every order is. A clear order approval process and a centralized management system can help the operation continue running even as the number of orders, branches, and employees increases.

How Much Time Is Your Business Losing Looking for an Order?

If every time you need to check an order status you have to ask someone else, the problem may not be with the team but with how the business is managing its process.

Find out how Oda.vn can help F&B businesses standardize purchasing processes and manage orders centrally on one system.