Quản Lý Mua Hàng F&B: Làm Sao Mua Đủ, Đúng Cho Từng Chi Nhánh?
Quản Lý Mua Hàng F&B: Làm Sao Mua Đủ, Đúng Cho Từng Chi Nhánh?
Trong vận hành F&B, có hàng trong kho chưa chắc đã đồng nghĩa với việc các chi nhánh có đủ nguyên liệu để hoạt động. Một nơi có thể còn nhiều hàng nhưng nơi khác lại thiếu đúng mặt hàng cần dùng. Có khi doanh nghiệp đã đặt đủ số lượng, nhưng hàng chưa đến đúng nơi hoặc được nhập vào thời điểm chưa phù hợp.
Vấn đề không chỉ nằm ở việc mua bao nhiêu. Với chuỗi F&B, người phụ trách còn cần biết chi nhánh nào đang cần hàng, lượng tồn kho hiện tại ra sao và những đơn hàng nào đang chờ giao. Khi các thông tin này chưa được kết nối, việc mua hàng dễ dựa vào những con số riêng lẻ thay vì nhu cầu thực tế.
Vì sao mua đủ hàng vẫn chưa giải quyết được bài toán nguyên liệu?
Hãy thử hình dung một chuỗi có ba chi nhánh cùng sử dụng thịt bò, rau xanh và các loại sốt. Chi nhánh A đông khách vào buổi tối, chi nhánh B có lượng khách ổn định trong ngày, còn chi nhánh C đang trong giai đoạn kinh doanh chậm hơn.
Dù cùng kinh doanh một số món ăn, lượng nguyên liệu mỗi nơi sử dụng không nhất thiết giống nhau. Nếu tất cả đều đặt hàng theo một định mức chung mà không xem xét tình hình riêng, doanh nghiệp có thể mua nhiều hơn nhu cầu ở nơi này nhưng vẫn thiếu hàng ở nơi khác.
Đây là lý do hoạt động quản lý mua hàng F&B không nên chỉ dừng ở việc tổng hợp số lượng cần mua. Điều quan trọng là xác định số lượng đó dành cho đâu, có thực sự cần thiết hay không và khi nào cần bổ sung.
3 nguyên nhân khiến chuỗi F&B dễ mua thừa nơi này, thiếu nơi khác
1. Nhu cầu sử dụng khác nhau giữa các chi nhánh
Một chi nhánh bán tốt món lẩu có thể sử dụng nhiều rau, nấm và thịt hơn. Trong khi đó, chi nhánh tập trung vào món nướng lại có nhu cầu khác về thịt, hải sản và các loại sốt. Sự khác biệt này không chỉ đến từ số lượng khách. Thực đơn, chương trình bán hàng, lịch hoạt động và đặc điểm của từng khu vực cũng có thể làm thay đổi lượng nguyên liệu cần dùng.
Vì vậy, khi lên kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu của từng chi nhánh thay vì mặc định rằng mọi nơi sẽ tiêu thụ nguyên liệu với tốc độ như nhau.
2. Số liệu tồn kho chưa phản ánh đầy đủ tình hình thực tế
Tồn kho là một căn cứ quan trọng khi quyết định mua hàng, nhưng con số tồn hiện tại chưa chắc đã cho biết doanh nghiệp thực sự cần nhập thêm bao nhiêu.
Chẳng hạn, kho đang ghi nhận còn 20 kg thịt bò. Tuy nhiên, 10 kg đã được dành cho đơn đặt hàng nội bộ hoặc kế hoạch chế biến sắp tới. Nếu chỉ nhìn vào số tồn tổng cộng, người phụ trách có thể đánh giá lượng hàng còn lại cao hơn khả năng đáp ứng thực tế.
Khi xem xét nhu cầu mua, cần phân biệt rõ các thông tin như:
Tồn kho hiện tại: Số lượng hàng đang được ghi nhận tại kho hoặc chi nhánh.
Nhu cầu sử dụng: Lượng nguyên liệu dự kiến cần cho hoạt động sắp tới.
Đơn hàng đang chờ: Hàng đã đặt nhưng chưa được giao hoặc chưa hoàn tất nhận hàng.
Khả năng cung ứng: Thời gian giao hàng và số lượng nhà cung cấp có thể đáp ứng.
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đầy đủ các dữ liệu này theo thời gian thực. Tuy nhiên, việc ghi nhận và đối chiếu chúng nhất quán sẽ giúp người phụ trách có cơ sở rõ ràng hơn khi quyết định mua.
3. Thông tin mua hàng phân tán ở nhiều nơi
Ở một số doanh nghiệp, chi nhánh báo nhu cầu qua nhóm chat, nhân viên kho theo dõi số lượng bằng bảng tính, còn bộ phận thu mua lưu thông tin đơn hàng ở một nơi khác. Cách làm này vẫn có thể đáp ứng khi quy mô còn nhỏ. Nhưng khi số lượng chi nhánh, nhà cung cấp và đơn đặt hàng tăng lên, việc tổng hợp thông tin sẽ tốn thêm thời gian. Một yêu cầu mua hàng có thể đã được gửi nhưng chưa được tổng hợp, hoặc một đơn hàng đã đặt nhưng người phụ trách chưa cập nhật trạng thái mới nhất.
Khi đó, vấn đề không đơn thuần là thiếu dữ liệu. Doanh nghiệp còn phải dành thời gian xác minh xem thông tin nào mới nhất và liệu các bên đã ghi nhận cùng một tình hình hay chưa.
Trước khi đặt hàng, cần kiểm tra những thông tin nào?
Không có một công thức mua hàng phù hợp với tất cả doanh nghiệp F&B. Nhu cầu của một quán cà phê, nhà hàng gọi món và chuỗi buffet có thể rất khác nhau. Tuy nhiên, người phụ trách có thể bắt đầu bằng việc kiểm tra một số nhóm thông tin cơ bản trước khi gửi đơn cho nhà cung cấp.
1. Số lượng hàng hiện có
Kiểm tra tồn kho theo từng mặt hàng và từng chi nhánh. Với nguyên liệu dễ hư hỏng, cần xem thêm tình trạng, hạn sử dụng và khả năng sử dụng thực tế.
2. Nhu cầu sử dụng sắp tới
Xem xét lượng khách dự kiến, thực đơn, lịch hoạt động và kế hoạch kinh doanh để xác định những mặt hàng thực sự cần bổ sung.
3. Đơn hàng đã đặt và lịch giao hàng
Đối chiếu các đơn chưa nhận đủ, thời gian giao dự kiến và lượng hàng đang trên đường đến để hạn chế đặt trùng hoặc bỏ sót nhu cầu.
4. Chi nhánh nhận hàng
Xác định rõ hàng được đặt cho chi nhánh nào, số lượng bao nhiêu và thời điểm cần nhận để hạn chế tình trạng hàng có nhưng chưa sẵn sàng tại nơi sử dụng.
Các thông tin trên cần được xem xét cùng nhau, không phải tách rời thành những con số riêng lẻ. Chẳng hạn, một mặt hàng có lượng tồn thấp chưa chắc cần đặt ngay nếu đơn hàng bổ sung đã được xác nhận và sẽ giao trước thời điểm sử dụng.
Ngược lại, tồn kho nhìn có vẻ đủ cũng chưa chắc an toàn nếu phần lớn nguyên liệu đã được dành cho nhu cầu khác hoặc sắp hết hạn. Quyết định mua hàng vì thế cần dựa trên dữ liệu được cập nhật và bối cảnh vận hành cụ thể.
Làm thế nào để quản lý mua hàng sát với nhu cầu của từng chi nhánh?
Để cải thiện hoạt động mua hàng, doanh nghiệp không nhất thiết phải bắt đầu bằng một quy trình phức tạp. Điều cần làm trước tiên là thống nhất cách ghi nhận nhu cầu, cập nhật tồn kho và theo dõi đơn hàng giữa các bộ phận.
Thống nhất cách báo nhu cầu mua hàng
Mỗi chi nhánh nên sử dụng một cách báo hàng thống nhất, trong đó có tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng cần mua, thời điểm cần nhận và thông tin liên quan nếu có.
Điều này giúp bộ phận thu mua dễ tổng hợp nhu cầu, hạn chế việc phải hỏi lại do thiếu thông tin. Doanh nghiệp cũng nên quy định thời điểm gửi yêu cầu và người chịu trách nhiệm xác nhận để các đơn hàng không bị bỏ sót giữa các khâu.
Xem tồn kho cùng với nhu cầu sử dụng
Thay vì chỉ nhìn số lượng còn lại, người phụ trách cần đối chiếu tồn kho với nhu cầu dự kiến và đơn hàng đang chờ. Đây là cơ sở để xác định mặt hàng nào cần đặt ngay, mặt hàng nào có thể chờ và nơi nào cần được ưu tiên bổ sung.
Với nguyên liệu tươi, việc kiểm tra hạn sử dụng, tình trạng bảo quản và tốc độ sử dụng cũng rất quan trọng. Hướng dẫn quản lý kho của Unilever Food Solutions Việt Nam đề cập đến việc ghi nhận nhập xuất và áp dụng nguyên tắc ưu tiên sử dụng nguyên liệu nhập trước hoặc có hạn sử dụng gần nhất. Đây là những thực hành có thể tham khảo khi xây dựng quy trình kiểm soát nguyên liệu.
Theo dõi đơn hàng từ lúc đặt đến khi nhận đủ
Một đơn hàng không nên được xem là hoàn tất chỉ vì đã gửi cho nhà cung cấp. Người phụ trách cần biết đơn đã được xác nhận hay chưa, thời gian giao dự kiến và tình trạng nhận hàng thực tế.
Khi hàng được giao, nhân viên cần đối chiếu số lượng và tình trạng hàng nhận với đơn đặt. Nếu có chênh lệch, thông tin nên được ghi nhận để các bên liên quan xử lý thay vì chỉ trao đổi qua tin nhắn rồi để đó.
Cách làm này giúp doanh nghiệp dễ xác định đơn nào còn chờ, đơn nào đã nhận đủ và đơn nào cần kiểm tra thêm. Đồng thời, nó tạo ra cơ sở để đối chiếu khi phát sinh sai lệch giữa lượng hàng đặt, hàng nhận và số liệu tồn kho.
Tập trung thông tin để các bộ phận cùng theo dõi
Khi thông tin mua hàng và tồn kho được lưu ở nhiều nơi, doanh nghiệp phải phụ thuộc nhiều hơn vào việc hỏi lại và đối chiếu thủ công. Việc tập trung dữ liệu vào một hệ thống phù hợp có thể giúp giảm những thao tác này, miễn là các bộ phận cập nhật thông tin đầy đủ và nhất quán.
Theo National Restaurant Association, công nghệ quản lý tồn kho có thể hỗ trợ theo dõi hàng hóa, đơn hàng, mức sử dụng và tình trạng lãng phí. Tuy nhiên, hiệu quả còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp thiết lập hệ thống, chất lượng dữ liệu đầu vào và mức độ tuân thủ quy trình của nhân viên.
Oda hỗ trợ quản lý mua hàng trong chuỗi F&B như thế nào?
Khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, bài toán mua hàng không chỉ là tổng hợp danh sách nguyên liệu cần nhập. Người phụ trách còn cần theo dõi yêu cầu từ các chi nhánh, thông tin nhà cung cấp, đơn hàng và dữ liệu tồn kho để phối hợp giữa các bộ phận.
Oda cung cấp hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp F&B quản lý hoạt động mua hàng, đơn hàng, nhà cung cấp và tồn kho trên cùng một nền tảng. Với mô hình nhiều chi nhánh, việc quản lý thông tin tập trung giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng hơn để theo dõi hoạt động mua hàng và tình hình vận hành.
Thay vì phải dựa hoàn toàn vào các bảng tính và tin nhắn riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tổ chức thông tin trên hệ thống, giúp người phụ trách dễ theo dõi công việc và phối hợp với các bên liên quan hơn. Việc triển khai cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy trình và nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về Oda — hệ thống quản lý vận hành cho doanh nghiệp F&B.
Mua đúng bắt đầu từ việc hiểu đúng nhu cầu
Mua đủ hàng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động. Nhưng để hạn chế tình trạng nơi thừa, nơi thiếu, người phụ trách cần nhìn được nhiều hơn con số tồn kho tại một thời điểm.
Khi nhu cầu từng chi nhánh, lượng hàng hiện có và tình trạng đơn hàng được ghi nhận rõ ràng, quyết định mua hàng sẽ có cơ sở hơn. Doanh nghiệp cũng có thể giảm thời gian kiểm tra lại thông tin, hạn chế những đơn hàng không cần thiết và chủ động hơn trong việc chuẩn bị nguyên liệu.
Với chuỗi F&B đang mở rộng, việc chuẩn hóa quy trình mua hàng và tập trung thông tin ngay từ đầu sẽ tạo nền tảng để quản lý nhiều chi nhánh nhất quán hơn.
Oda — Order. So Easy.
F&B Purchasing Management: How to Buy the Right Amount for Each Branch
In F&B operations, having stock in the warehouse does not necessarily mean every branch has enough ingredients to operate. One location may have plenty of stock while another is short of exactly what it needs. In some cases, a business may have ordered the right quantity, but the goods have not arrived at the right location or at the right time.
The challenge is not simply about how much to buy. For an F&B chain, purchasing teams also need to know which branch needs the items, what the current stock levels are, and which orders are still waiting to be delivered. When this information is not connected, purchasing decisions can easily be based on separate figures rather than actual operational needs.
Why Is Buying Enough Still Not Enough to Solve Ingredient Management Challenges?
Imagine a restaurant chain with three branches that all use beef, fresh vegetables, and different sauces. Branch A is busy in the evening, Branch B has steady customer traffic throughout the day, while Branch C is currently operating at a slower pace.
Although all three branches may serve some of the same dishes, their ingredient consumption will not necessarily be the same. If every branch orders according to the same standard without considering its individual situation, the business may end up buying more than needed at one location while still running short at another.
This is why F&B purchasing management should not stop at simply calculating the total quantity to purchase. What matters is understanding where that quantity is needed, whether it is actually necessary, and when it needs to be replenished.
3 Reasons F&B Chains Can Easily End Up With Excess Stock in One Branch and Shortages in Another
1. Each Branch Has Different Consumption Needs
A branch that sells more hot pot dishes may use more vegetables, mushrooms, and meat. Meanwhile, a branch focused on grilled dishes may have different needs for meat, seafood, and sauces. These differences do not only come from the number of customers. Menu selection, promotions, operating schedules, and local characteristics can also affect ingredient consumption.
For this reason, when planning purchases, businesses need to consider the needs of each branch rather than assuming that every location will consume ingredients at the same rate.
2. Inventory Figures Do Not Always Show the Full Picture
Inventory is an important factor when deciding what to purchase, but the current stock figure alone may not tell you how much the business actually needs to replenish.
For example, a warehouse may show that it has 20 kg of beef remaining. However, 10 kg may already be allocated to an internal order or an upcoming preparation plan. If the person responsible only looks at the total stock figure, they may overestimate how much inventory is actually available for other needs.
When reviewing purchasing needs, it is important to distinguish between different types of information:
Current inventory: The quantity currently recorded at a warehouse or branch.
Expected consumption: The amount of ingredients expected to be needed for upcoming operations.
Pending orders: Items that have already been ordered but have not yet been delivered or fully received.
Supply availability: Delivery lead times and the quantities suppliers are able to provide.
Not every business will have all of these data points available in real time. However, recording and reviewing them consistently can give purchasing teams a clearer basis for making decisions.
3. Purchasing Information Is Scattered Across Different Places
At some businesses, branches submit their requirements through group chats, warehouse staff track quantities in spreadsheets, while the purchasing team keeps order information somewhere else. This approach may work when operations are still small. But as the number of branches, suppliers, and purchase orders increases, consolidating information takes more time.
A purchasing request may have already been sent but not yet consolidated. An order may have been placed, but the person responsible may not have updated its latest status. At that point, the problem is not simply a lack of data. The business also has to spend time verifying which information is the most up to date and whether everyone is working from the same understanding of the situation.
What Information Should You Check Before Placing an Order?
There is no single purchasing formula that works for every F&B business. The needs of a café, an à la carte restaurant, and a buffet chain can be very different. However, purchasing teams can start by reviewing several basic groups of information before sending an order to a supplier.
1. Current Stock Levels
Check inventory by item and by branch. For perishable ingredients, also consider their condition, expiration dates, and whether they can realistically be used.
2. Upcoming Consumption Needs
Consider expected customer volume, menu plans, operating schedules, and upcoming business activities to determine which items actually need to be replenished.
3. Existing Orders and Delivery Schedules
Review orders that have not been fully received, expected delivery dates, and quantities already on the way. This can help reduce duplicate orders and prevent overlooked requirements.
4. Receiving Branch
Clearly identify which branch the order is for, how much is needed, and when it needs to arrive. This helps prevent situations where the business has the inventory but it is not available at the location where it is actually needed.
These factors should be considered together rather than treated as separate figures. For example, an item with low inventory may not need to be ordered immediately if a confirmed replenishment order is already scheduled to arrive before it is needed.
On the other hand, inventory that appears sufficient may not actually be enough if most of it has already been allocated to other needs or is approaching its expiration date. Purchasing decisions therefore need to be based on updated data and the specific operational context.
How Can You Manage Purchasing More Closely Around Each Branch's Needs?
Improving purchasing operations does not necessarily require starting with a complicated process. The first step is to standardize how purchasing requirements are recorded, inventory is updated, and orders are tracked across departments.
Standardize How Branches Submit Purchasing Requests
Each branch should follow a consistent format when submitting purchasing requests, including the item name, unit of measurement, required quantity, requested delivery date, and any relevant notes.
This makes it easier for the purchasing team to consolidate requirements and reduces the need to follow up because information is missing. Businesses should also establish when requests should be submitted and who is responsible for confirming them so that orders do not get overlooked between different stages of the process.
Review Inventory Alongside Expected Consumption
Instead of looking only at the remaining quantity, purchasing teams should compare current inventory with expected consumption and pending orders. This provides a basis for determining which items need to be ordered immediately, which can wait, and which locations should be prioritized.
For fresh ingredients, checking expiration dates, storage conditions, and consumption rates is also important. Unilever Food Solutions Vietnam discusses recording inventory movements and applying the principle of using ingredients received earlier or those with earlier expiration dates first. These are practical approaches businesses can consider when building an ingredient control process.
Track Orders From Placement to Full Receipt
An order should not be considered complete simply because it has been sent to the supplier. The person responsible should know whether the order has been confirmed, when it is expected to arrive, and whether the goods have actually been received.
When goods arrive, staff should compare the quantity and condition of the delivery with the original order. If there is a discrepancy, it should be recorded so the relevant parties can address it instead of leaving the issue buried in a chat conversation.
This makes it easier to identify which orders are still pending, which have been fully received, and which require further checking. It also creates a clearer basis for reconciling differences between ordered quantities, received quantities, and inventory records.
Centralize Information So Teams Can Work From the Same Data
When purchasing and inventory information is stored across multiple locations, businesses become more dependent on manual follow-ups and cross-checking. Centralizing data in a suitable system can help reduce these tasks, provided that different teams consistently update the information.
According to the National Restaurant Association, inventory management technology can help restaurants track products, orders, usage, and waste. However, the effectiveness of such systems also depends on how they are configured, the quality of the input data, and how consistently employees follow the process.
How Does Oda Support Purchasing Management for F&B Chains?
As a business expands across multiple branches, purchasing is no longer simply about compiling a list of ingredients to order. Teams also need to track requests from individual branches, supplier information, purchase orders, and inventory data in order to coordinate effectively across departments.
Oda provides a system that helps F&B businesses manage purchasing, orders, suppliers, and inventory on a single platform. For multi-branch operations, centralizing this information can give businesses a clearer basis for monitoring purchasing activities and day-to-day operations.
Instead of relying entirely on separate spreadsheets and individual messages, businesses can organize their information within one system, making it easier for responsible teams to track tasks and coordinate with relevant stakeholders. The specific implementation will depend on each business's processes and operational needs.
Learn more about Oda — an operations management system for F&B businesses.
Buying the Right Way Starts With Understanding the Right Needs
Buying enough inventory helps keep operations running. But to reduce the risk of having excess stock in one location while another branch runs short, purchasing teams need to look beyond the inventory figure at a single point in time.
When branch-level demand, current inventory, and order status are clearly recorded, purchasing decisions have a stronger operational basis. Businesses can also spend less time checking information repeatedly, avoid unnecessary orders, and prepare ingredients more proactively.
For growing F&B chains, standardizing purchasing processes and centralizing information from the beginning can provide a stronger foundation for managing multiple branches consistently.
Oda — Order. So Easy.
Comments