Each Branch Orders Differently: What Is Your Business Losing?
Mỗi Chi Nhánh Đặt Hàng Một Kiểu: Doanh Nghiệp Đang Mất Gì?
Khi chỉ có một chi nhánh, việc đặt hàng thường khá đơn giản. Người quản lý biết hôm nay cần mua gì, mua từ đâu, đơn hàng đang ở đâu và cần xử lý thế nào nếu có vấn đề phát sinh.
Nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu mở thêm chi nhánh, những cách làm từng rất quen thuộc có thể trở thành một bài toán khác. Chi nhánh A đặt hàng qua Excel, chi nhánh B gửi đơn qua email, trong khi chi nhánh C lại trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp qua tin nhắn. Mỗi cách đều có thể hoạt động tốt ở từng nơi, nhưng khi doanh nghiệp phải quản lý nhiều chi nhánh cùng lúc, việc thiếu một quy trình chung bắt đầu tạo ra những khoảng trống trong quản lý.
Vấn đề không nằm ở việc chi nhánh nào đang làm sai. Vấn đề là doanh nghiệp có còn nhìn được toàn bộ hoạt động mua hàng theo cùng một cách hay không.
Khi mỗi chi nhánh có một cách đặt hàng riêng
Sự khác biệt trong cách đặt hàng thường xuất hiện rất tự nhiên. Một quản lý đã quen sử dụng Excel để theo dõi đơn hàng, một người khác lại thấy việc gửi đơn qua email thuận tiện hơn. Khi quy mô còn nhỏ, những lựa chọn này có thể chưa ảnh hưởng nhiều đến hoạt động chung.
Nhưng khi số lượng chi nhánh tăng lên, Head Office phải theo dõi nhiều đơn hàng, nhiều nhà cung cấp và nhiều cách xử lý khác nhau. Lúc này, một câu hỏi đơn giản như “Các chi nhánh đang đặt hàng như thế nào?” cũng không còn dễ trả lời.
Doanh nghiệp có thể phải kiểm tra từng file, hỏi lại từng chi nhánh hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn trước khi có được một bức tranh đầy đủ. Đây là lúc những khác biệt nhỏ trong quy trình bắt đầu tạo ra chi phí về thời gian và quản lý.
Doanh nghiệp đang mất gì khi quy trình không thống nhất?
1. Khả năng kiểm soát
Khi mỗi chi nhánh sử dụng một cách đặt hàng khác nhau, người quản lý khó theo dõi đơn hàng theo cùng một tiêu chuẩn. Việc kiểm tra một đơn hàng đang ở bước nào, ai đang xử lý hay nhà cung cấp đã xác nhận chưa có thể phụ thuộc vào cách từng chi nhánh lưu lại thông tin.
2. Dữ liệu không đồng nhất
Cùng một sản phẩm hoặc nhà cung cấp có thể được ghi nhận theo những cách khác nhau giữa các chi nhánh. Khi cần tổng hợp, đội ngũ quản lý phải kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu trước khi có thể sử dụng. Những công việc này có thể không tạo ra một khoản chi phí rõ ràng, nhưng lại tiêu tốn thời gian lặp đi lặp lại.
3. Trở nên phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng nhân viên
Một người đã quen với quy trình có thể biết chính xác cần làm gì, nhưng khi nhân sự thay đổi hoặc một chi nhánh mới được mở, cách làm đó không phải lúc nào cũng được chuyển giao đầy đủ.
Đó là lý do một quy trình phù hợp cho một chi nhánh chưa chắc đã phù hợp khi doanh nghiệp bắt đầu quản lý năm, mười hoặc nhiều chi nhánh hơn.
Chuẩn hóa quy trình mua hàng không có nghĩa là mọi chi nhánh phải giống nhau
Chuẩn hóa thường bị hiểu là tất cả chi nhánh phải làm mọi việc theo một cách cứng nhắc. Thực tế, doanh nghiệp chỉ cần thống nhất những bước quan trọng và cần được kiểm soát ở cấp toàn hệ thống.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể quy định chung cách tạo đơn hàng, những thông tin bắt buộc trong đơn, quy trình phê duyệt, cách theo dõi trạng thái và nơi lưu trữ dữ liệu. Trong khi đó, những khác biệt thực tế của từng chi nhánh vẫn có thể được điều chỉnh trong phạm vi phù hợp.
Các hệ thống quản lý nhà hàng nhiều địa điểm cũng thường tập trung vào việc xây dựng những quy trình có thể lặp lại giữa các chi nhánh, thay vì để mỗi địa điểm tự hình thành một cách vận hành riêng. Toast và Lightspeed đều nhấn mạnh vai trò của quy trình chuẩn hóa trong việc duy trì sự nhất quán khi doanh nghiệp mở rộng nhiều địa điểm.
Nói cách khác, chuẩn hóa không phải là bắt mọi chi nhánh làm giống nhau ở mọi thứ. Đó là xác định những gì cần được làm giống nhau để doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn.
Quản lý mua hàng đa chi nhánh cần cả quy trình và dữ liệu
Một quy trình thống nhất sẽ khó phát huy hiệu quả nếu dữ liệu vẫn nằm rải rác ở nhiều nơi.
Nếu chi nhánh vẫn lưu đơn hàng trong những file riêng, trao đổi với nhà cung cấp qua nhiều kênh và cập nhật thông tin theo những cách khác nhau, Head Office vẫn phải mất thời gian tổng hợp để biết toàn bộ hoạt động đang diễn ra như thế nào.
Vì vậy, quản lý mua hàng đa chi nhánh không chỉ là đưa các chi nhánh về cùng một quy trình. Doanh nghiệp cũng cần một cách để tập trung dữ liệu mua hàng, theo dõi đơn hàng và nhìn được hoạt động của từng chi nhánh trên cùng một hệ thống.
Các nền tảng quản lý nhiều địa điểm hiện nay cũng đi theo hướng này: tập trung đơn hàng, dữ liệu và hoạt động quản lý để doanh nghiệp có thể theo dõi nhiều cơ sở từ một nơi thay vì kiểm tra từng địa điểm riêng lẻ.
Khi quy trình và dữ liệu được kết nối, người quản lý không chỉ biết một chi nhánh đang đặt hàng gì mà còn có thể nhìn thấy hoạt động mua hàng của toàn hệ thống, từ đó dễ dàng phát hiện những điểm bất thường và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
Mở thêm chi nhánh là tăng quy mô. Chuẩn hóa giúp doanh nghiệp kiểm soát quy mô đó
Một chi nhánh có thể vận hành tốt nhờ kinh nghiệm của người quản lý. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển thành một chuỗi, việc tiếp tục dựa vào cách làm riêng của từng người sẽ ngày càng khó kiểm soát.
Càng nhiều chi nhánh, càng nhiều đơn hàng và càng nhiều nhân sự tham gia, doanh nghiệp càng cần một quy trình có thể áp dụng thống nhất. Khi mọi người biết mình cần làm gì, thông tin được ghi nhận ở đâu và người quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động từ một nơi, việc mở rộng sẽ không đồng nghĩa với việc phải tăng thêm những công việc kiểm tra thủ công.
Đó cũng là nền tảng của một hệ thống quản lý mua hàng phù hợp cho mô hình nhiều chi nhánh: không chỉ giúp từng cửa hàng đặt hàng dễ hơn, mà còn giúp doanh nghiệp nhìn thấy và kiểm soát hoạt động mua hàng ở cấp toàn hệ thống.
Oda giúp quản lý mua hàng tập trung giữa các chi nhánh
Với Oda, quy trình và dữ liệu mua hàng của các chi nhánh được tập trung trên cùng một nền tảng. Doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng, theo dõi hoạt động mua hàng và kết nối thông tin giữa các chi nhánh thay vì để mỗi nơi vận hành theo một cách riêng.
Mục tiêu không phải là biến mọi chi nhánh thành những bản sao giống nhau. Mục tiêu là tạo ra một quy trình đủ rõ ràng để các chi nhánh có thể cùng vận hành, trong khi đội ngũ quản lý vẫn có được cái nhìn tổng thể về hoạt động mua hàng.
Bởi khi doanh nghiệp mở rộng, bài toán không còn là làm sao để một chi nhánh đặt hàng tốt, mà là làm sao để tất cả các chi nhánh cùng vận hành tốt và doanh nghiệp vẫn kiểm soát được toàn bộ hoạt động.
Muốn chuẩn hóa quy trình mua hàng cho mô hình nhiều chi nhánh?
Tìm hiểu cách Oda.vn giúp doanh nghiệp quản lý mua hàng và dữ liệu tập trung trên một nền tảng.
Nguồn tham khảo:
Each Branch Orders Differently: What Is Your Business Losing?
When a business operates just one branch, ordering is usually quite straightforward. The manager knows what needs to be purchased, where to buy it from, where the order is, and what to do if an issue comes up.
But as the business starts opening more branches, familiar ways of working can become a different challenge. Branch A places orders through Excel, Branch B sends orders by email, while Branch C communicates directly with suppliers through messaging apps. Each approach may work well on its own, but when the business has to manage multiple branches at the same time, the lack of a common process begins to create gaps in management.
The issue is not necessarily that any branch is doing something wrong. The question is whether the business can still see and manage its entire purchasing operation in the same way.
When Each Branch Has Its Own Way of Ordering
Differences in ordering methods often happen naturally. One manager may be used to tracking orders in Excel, while another may find email more convenient. When the business is still small, these choices may not have much impact on the overall operation.
But as the number of branches grows, the Head Office has to keep track of more orders, more suppliers, and more ways of handling them. At this point, a simple question like “How are our branches placing orders?” is no longer so easy to answer.
The business may have to check individual files, ask each branch for updates, or consolidate information from multiple sources before getting a complete picture. This is when small differences in processes begin to create additional costs in time and management.
What Does a Business Lose When Processes Are Not Standardized?
1. Less visibility and control
When each branch uses a different ordering process, it becomes harder for managers to track orders using the same standard. Checking what stage an order is at, who is handling it, or whether the supplier has confirmed it may depend on how each branch records its information.
2. Inconsistent data
The same product or supplier may be recorded differently across branches. When information needs to be consolidated, management teams have to review and standardize the data before it can be used. These tasks may not create a visible cost, but they can take up significant time when repeated over and over again.
3. Greater dependence on individual employees
An experienced employee may know exactly what needs to be done. But when staff change or a new branch opens, that knowledge is not always transferred completely.
This is why a process that works well for one branch may not be suitable when a business starts managing five, ten, or more branches.
Standardizing Purchasing Does Not Mean Every Branch Has to Be the Same
Standardization is often understood as making every branch follow the exact same process. In reality, businesses only need to standardize the key steps that need to be controlled across the entire organization.
For example, a business can establish common rules for creating purchase orders, required information, approval processes, order tracking, and data storage. At the same time, practical differences between branches can still be adjusted where appropriate.
Multi-location restaurant management systems also tend to focus on building repeatable processes across branches rather than allowing each location to develop its own way of working. Toast and Lightspeed both highlight the role of standardized processes in maintaining consistency as businesses expand across multiple locations.
In other words, standardization is not about making every branch operate identically in every aspect. It is about deciding what needs to be done consistently so the business can maintain better control.
Multi-Branch Purchasing Requires Both Processes and Data
A standardized process will have limited impact if data is still scattered across different places.
If branches continue to keep orders in separate files, communicate with suppliers through different channels, and update information in different ways, the Head Office will still have to spend time consolidating information to understand what is happening across the business.
That is why multi-branch purchasing is not only about bringing branches onto the same process. Businesses also need a way to centralize purchasing data, track orders, and see each branch's activities within the same system.
Many multi-location management platforms follow the same approach by bringing orders, data, and management activities together so businesses can monitor multiple locations from one place instead of checking each location separately.
When processes and data are connected, managers can see not only what one branch is ordering but also how purchasing is taking place across the entire business. This makes it easier to identify unusual activities and make decisions based on actual data.
Opening More Branches Means Growing. Standardization Helps You Stay in Control
A single branch can operate effectively through the experience of its manager. But as a business grows into a chain, continuing to rely on individual ways of working becomes increasingly difficult to control.
The more branches, orders, and employees involved, the more important it becomes to have a process that can be applied consistently. When everyone knows what they need to do, where information should be recorded, and managers can monitor the entire operation from one place, expansion does not have to mean adding more manual checking and follow-up work.
This is also the foundation of a purchasing management system designed for multi-branch businesses: not only making it easier for individual locations to place orders, but also giving the business a complete view and greater control over purchasing activities across the entire organization.
Oda Helps Businesses Centralize Purchasing Across Branches
With Oda, purchasing processes and data across branches can be centralized on one platform. Businesses can manage orders, monitor purchasing activities, and connect information between branches instead of having each location operate in its own way.
The goal is not to turn every branch into an identical copy. The goal is to create a clear enough process for branches to work consistently while giving management a complete view of purchasing activities across the business.
Because as a business expands, the challenge is no longer simply how to help one branch order effectively. It is how to make sure every branch can operate effectively while the business still maintains control over the entire operation.
Looking to standardize your purchasing process across multiple branches?
Learn how Oda helps businesses manage purchasing and centralize data on one platform.
Sources:
Comments