How Can Improving Inventory Accuracy Increase Sales by 4–11%?

Làm Thế Nào Để Doanh Nghiệp F&B Tăng 4–11% Doanh Số Nhờ Cải Thiện Độ Chính Xác Tồn Kho?

Tồn kho hiển thị "còn hàng" nhưng khi nhân viên ra kho thì kệ trống. Đơn đặt online vừa được khách xác nhận, chỉ vài phút sau lại phải gọi xin lỗi vì hết hàng. Nếu bạn đang làm chủ một chuỗi F&B, nhà hàng hay cửa hàng thực phẩm, tình huống này chắc hẳn không xa lạ gì.

Mục lục

1. Dữ Liệu Tồn Kho Có Đang Khiến Bạn Nhầm Tưởng?

2. Tại Sao Tồn Kho F&B Khó Quản Lý Hơn Các Ngành Khác?

3. Độ Chính Xác Tồn Kho Tác Động Thực Tế Đến Doanh Số Như Thế Nào?

4. Oda Giải Quyết Bài Toán Tồn Kho F&B Như Thế Nào?

5. Kết

Dữ Liệu Tồn Kho Có Đang Khiến Bạn Nhầm Tưởng?

Theo nhiều nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng bán lẻ và F&B, hơn 60% hồ sơ tồn kho chứa thông tin sai lệch. Sai lệch ở đây không nhất thiết xuất phát từ gian lận hay bất cẩn mà đôi khi chỉ đến từ một lần nhập liệu thủ công nhầm đơn vị, hay một lô hàng nhập về chưa kịp cập nhật vào hệ thống.

Chi phí thất thoát do hết hàng = (Doanh số kỳ vọng mỗi ngày − Doanh số thực tế mỗi ngày) × Giá sản phẩm × Số ngày hết hàng

Một SKU bán trung bình 10 sản phẩm/giờ, giá trị mỗi sản phẩm là 50.000đ. Nếu kệ hàng bị trống trong 4 giờ mà hệ thống không phát hiện kịp để bổ sung, doanh nghiệp đã mất: 4 giờ × 10 sản phẩm × 50.000đ = 2.000.000đ.

Chỉ một SKU, chỉ một ngày. Nhân con số này với hàng chục mặt hàng và hàng trăm ngày vận hành mỗi năm, con số tổn thất có thể lên đến hàng trăm triệu đồng mà chủ doanh nghiệp không hề hay biết.

Điều đáng nói hơn, khách hàng trong ngành F&B rất nhạy cảm với trải nghiệm. Một lần hủy đơn vì hết hàng có thể khiến họ không quay lại ở những lựa chọn trong tương lai.

Tại Sao Tồn Kho F&B Khó Quản Lý Hơn Các Ngành Khác?

F&B có những đặc thù khiến dữ liệu từ Excel hay ghi chép thủ công nhanh chóng trở nên khó được tập trung.

Tại Sao Tồn Kho F&B Khó Quản Lý Hơn Các Ngành Khác?

Thứ nhất, nguyên liệu và thực phẩm có hạn sử dụng ngắn. Không như hàng tiêu dùng thông thường, một lô nguyên liệu nhập về hôm nay có thể không còn giá trị sử dụng sau 3–7 ngày. Nếu hệ thống không cập nhật kịp, bạn vừa lãng phí hàng, vừa tưởng còn hàng trong kho.

Thứ hai, nhiều doanh nghiệp F&B vận hành nhiều kho, nhiều chi nhánh, nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Kho tổng, kho bếp, kho chi nhánh A, kho chi nhánh B — mỗi nơi một người quản lý, mỗi nơi một file riêng. Tổng hợp lại thành một bức tranh toàn cảnh là việc vừa tốn thời gian vừa dễ mắc phải sai sót.

Thứ ba, đơn hàng từ nhà cung cấp không phải lúc nào cũng đến đúng giờ, đúng số lượng hoặc đúng quy cách như đã đặt như dự tính, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan. Nếu không có hệ thống liên kết giữa đơn mua hàng, phiếu nhận hàng và tồn kho thực tế, doanh nghiệp rất dễ bị động trước các khoảng thiếu hụt phát sinh.

Độ Chính Xác Tồn Kho Tác Động Thực Tế Đến Doanh Số Như Thế Nào?

Theo các nghiên cứu trong ngành bán lẻ và phân phối thực phẩm, cải thiện độ chính xác tồn kho từ mức trung bình (60–70%) lên mức tốt có thể giúp tăng doanh số thực tế từ 4 đến 11%. Con số này đến từ hai hướng:

1. Giảm tình trạng hết hàng đột ngột: Khi hệ thống biết chính xác còn bao nhiêu hàng và cảnh báo sớm, bạn có đủ thời gian đặt hàng bổ sung trước khi kệ trống. Khách không bị hụt hẫng, đơn không bị hủy.

2. Giảm tồn kho dư thừa và hàng hết hạn: Khi biết chính xác còn bao nhiêu, bạn đặt hàng vừa đủ thay vì đặt dư "cho chắc". Với thực phẩm có hạn sử dụng ngắn, điều này trực tiếp giảm chi phí hàng hỏng.

Oda Giải Quyết Bài Toán Tồn Kho F&B Như Thế Nào?

Oda là nền tảng quản trị mua sắm và tồn kho được xây dựng phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp F&B Việt Nam. Thay vì phải vá víu nhiều công cụ rời rạc, Oda gom toàn bộ luồng dữ liệu về một nơi — từ đơn mua hàng, nhà cung cấp, đến tồn kho thực tế tại từng kho và chi nhánh.

1. Quản lý kho đa điểm, đồng bộ thời gian thực

2. Điều chỉnh tồn kho có lý do, có dấu vết

3. Liên kết đơn mua hàng với tồn kho

4. Báo cáo tồn kho theo kỳ:

Oda cung cấp báo cáo Status tồn kho theo kỳ, hiển thị đầy đủ: tồn đầu kỳ, tổng nhập trong kỳ, tổng xuất trong kỳ, và tồn cuối kỳ — cho từng SKU tại từng kho. Đây là dữ liệu nền tảng để làm hai việc quan trọng:

• Đối chiếu kiểm kê định kỳ: thay vì kiểm kê "mù" toàn bộ kho, bạn có thể ưu tiên các SKU có biến động lớn hoặc chênh lệch bất thường.

• Dự báo và lập kế hoạch đặt hàng: khi biết tốc độ tiêu thụ trung bình của từng mặt hàng theo tuần hay tháng, bạn có cơ sở để xác định thời điểm đặt hàng bổ sung và số lượng hợp lý.

  
  

  

  Nền tảng Oda giúp tối ưu những chỉ số vận hành F&B qua Dashboard

Kết

Kiểm soát tồn kho chính xác là nền tảng để một doanh nghiệp F&B vận hành ổn định, giữ được khách và bảo vệ biên lợi nhuận. Mỗi lần hết hàng không được phát hiện kịp là một khoản chi phí thực sự, dù nó không xuất hiện trên bất kỳ hóa đơn nào. Oda được xây dựng để giải quyết đúng bài toán tối ưu vận hành: gom dữ liệu về một chỗ, minh bạch hóa từng thao tác, và cho bạn thấy đúng thực trạng kho mỗi ngày.

---

How Can Improving Inventory Accuracy Increase Sales by 4–11%?

Your inventory system shows an item as “in stock,” but when staff check the storage area, the shelf is empty. An online order has just been confirmed, only for your team to call the customer a few minutes later to apologize because the item is unavailable.

If you run an F&B chain, restaurant, or food retail business, this situation is probably all too familiar.

Table of Content

1. When Inventory Data Gives You the Inaccurate Picture

2. Why Is F&B Inventory Harder to Manage Than in Other Industries?

3. How Does Inventory Accuracy Impact Sales in Practice?

4. Conclusion

When Inventory Data Gives You the Inaccurate Picture

According to multiple studies in retail and food supply chain management, more than 60% of inventory records contain inaccuracies. These errors do not always come from fraud or negligence. Sometimes, they start with something as simple as a manual data entry mistake, a wrong unit conversion, or a newly received shipment that has not been updated on the system on time.

Lost revenue from stockouts = (Expected daily unit sales − Actual daily unit sales) × Product price × Number of out-of-stock days

For example, one SKU sells an average of 10 units per hour, and each unit is worth VND 50,000. If the shelf stays empty for 4 hours and the system fails to detect it in time for replenishment, the business loses: 4 hours × 10 units × VND 50,000 = VND 2,000,000.

That is just one SKU, on one day. Multiply that by dozens of products and hundreds of operating days each year, and the total loss can reach hundreds of millions of VND without business owners even realizing it.

Even more importantly, F&B customers are highly sensitive to experience. One canceled order due to stockouts may be enough to make them choose another option next time.

Why Is F&B Inventory Harder to Manage Than in Other Industries?

F&B has several operational characteristics that make Excel files and manual tracking difficult to centralize and maintain accurately.

Why Is F&B Inventory Harder to Manage Than in Other Industries?

First, ingredients and food products often have short shelf lives. Unlike standard consumer goods, a batch of ingredients received today may no longer be usable after 3–7 days. If the system is not updated in time, you may waste inventory while still assuming the item is available in stock.

Second, many F&B businesses operate across multiple warehouses, branches, and suppliers at the same time. A central warehouse, kitchen storage, branch A, branch B — each location may have its own person in charge and its own tracking file. Combining all of this into one accurate overview is both time-consuming and highly prone to errors.

Third, supplier deliveries do not always arrive on time, in the exact quantity, or in the agreed specifications. Without a system that connects purchase orders, goods receipt records, and actual inventory, businesses can easily be caught off guard by unexpected stock gaps.

How Does Inventory Accuracy Impact Sales in Practice?

Studies in retail and food distribution suggest that improving inventory accuracy from an average level of around 60–70% to a stronger level can increase actual sales by 4–11%. This impact mainly comes from two areas:

1. Reducing unexpected stockouts When the system accurately reflects how much inventory is available and sends early alerts, your team has enough time to reorder before shelves go empty. Customers are less likely to be disappointed, and orders are less likely to be canceled.

2. Reducing excess inventory and expired goods When you know exactly how much stock is available, you can order the right amount instead of over-ordering “just to be safe.” For food products with short shelf lives, this directly reduces spoilage costs.

   
   

How Does Oda Solve the F&B Inventory Challenge?

Oda is a procurement and inventory management platform built to match the operational needs of F&B businesses in Vietnam. Instead of patching together multiple disconnected tools, Oda centralizes the entire data flow in one place — from purchase orders and suppliers to actual inventory at each warehouse and branch.

1. Multi-location inventory management with real-time synchronization

2. Inventory adjustments with clear reasons and traceable records

3. Connection between purchase orders and inventory data

4. Periodic inventory reports

Oda provides periodic inventory status reports that show: opening stock, total stock-in during the period, total stock-out during the period, and closing stock for the SKU at each warehouse.

This data forms the foundation for two important activities:

• Periodic inventory reconciliation: Instead of checking the entire warehouse blindly, businesses can prioritize SKUs with high movement or unusual discrepancies.

• Demand forecasting and purchase planning: When you understand the average consumption rate of each item by week or month, you have a stronger basis for deciding when to reorder and how much to order, instead of relying on guesswork.

Oda helps optimize F&B operational metrics through its dashboard

Conclusion

Accurate inventory control is the foundation for stable F&B operations, customer retention, and profit margin protection. Every stockout that is not detected in time is a real cost, even if it does not appear on any invoice. Oda is built to solve this exact problem — not by adding more complexity, but by centralizing data, making every action traceable, and giving businesses a clear view of their inventory every day.

Experience Oda at www.oda.vn

FAQ

1. What are the main benefits of using Oda for procurement management in F&B & Retail businesses? 

Oda helps streamline procurement processes, automate order creation, manage supplier relationships, and ensure real-time inventory tracking, improving efficiency and reducing errors.

2. How does Oda ensure data security and transparency in employee role management? 

Oda provides role-based access controls and an activity log to monitor user actions, ensuring transparency, security, and accountability within the system.

3. Can Oda help with supplier payment tracking and cost optimization? 

Yes, Oda enables businesses to track supplier payments, reconcile invoices, and optimize costs by providing detailed supplier performance reports and data insights.