4 Ways to Optimize Purchasing Costs for F&B Businesses

4 cách tối ưu chi phí mua hàng cho cửa hàng F&B

Nếu bạn đang kinh doanh nhà hàng hay quán ăn, rất có thể bạn đã từng rơi vào tình huống này: doanh thu không tệ, khách vẫn đều, nhưng cuối tháng nhìn lại thì lợi nhuận chẳng còn bao nhiêu. Phần lớn nguyên nhân không nằm ở bán hàng, mà nằm ở chi phí mua nguyên liệu – thứ đang tăng lên từng ngày mà bạn khó kiểm soát.

Trong ngành F&B, tối ưu chi phí mua hàng không phải là bài toán cắt giảm cực đoan, mà là câu chuyện quản lý thông minh hơn. Dưới đây là 5 cách thực tế, sát vận hành, giúp chủ quán kiểm soát chi phí mua hàng hiệu quả và bền vững hơn.

Mục lục

1. Hiểu mình đang chi tiền cho những gì

2. Đừng nhập theo cảm giác “cho chắc”

3. Nhà cung cấp không chỉ là người bán hàng

4. Báo cáo mua hàng cần rõ ràng, không cần phức tạp

5. Kết luận

Hiểu mình đang chi tiền cho những gì

Nhiều chủ quán biết tổng tiền nhập nguyên liệu mỗi tháng, nhưng lại không rõ cụ thể tiền đó đang “đổ” vào những nguyên liệu nào. Thịt, rau, gia vị hay đồ khô – đâu là nhóm chi phí đang chiếm tỷ trọng lớn nhất? Giá nhập tăng vì thị trường hay vì mình chưa kiểm soát tốt?

Hiểu rõ từng khoản chi là bước đầu để tối ưu chi phí mua hàng

Khi không có cái nhìn chi tiết, việc tối ưu chi phí mua hàng gần như là đoán mò. Chỉ khi bạn nhìn rõ từng khoản chi theo nguyên liệu, theo thời gian và theo nhà cung cấp, bạn mới có cơ sở để điều chỉnh menu, định mức hoặc cách mua hàng cho hợp lý hơn.

Đừng nhập theo cảm giác “cho chắc”

Trong F&B, việc nhập dư để tránh thiếu nguyên liệu là tâm lý rất phổ biến. Nhưng chính thói quen này lại khiến nhiều quán lãng phí vì nguyên liệu tồn kho lâu ngày, hư hỏng hoặc hết hạn.

Nhập dư nguyên liệu dễ gây lãng phí và chôn vốn

Tối ưu chi phí mua hàng không có nghĩa là nhập ít đi, mà là nhập đúng. Khi dựa trên dữ liệu bán ra và tốc độ tiêu thụ thực tế, bạn sẽ biết lúc nào cần nhập nhiều, lúc nào nên nhập ít, và lúc nào có thể giãn thời gian mua. Điều này giúp giảm lãng phí và cải thiện dòng tiền một cách rõ rệt.

Nhà cung cấp không chỉ là người bán hàng

Nhiều quán gắn bó với nhà cung cấp vì quen biết và tiện làm việc. Điều đó không sai, nhưng nếu thiếu dữ liệu để so sánh, bạn sẽ khó biết mình có đang mua với mức giá và điều kiện tốt nhất hay không.

Nhà cung cấp cần được đánh giá bằng dữ liệu, không chỉ cảm tính

Khi theo dõi lịch sử mua hàng, bạn sẽ nhận ra có nguyên liệu tăng giá đều theo thời gian, có nhà cung cấp giao hàng thiếu ổn định, hoặc có lựa chọn khác tốt hơn mà trước giờ bạn chưa cân nhắc. Đánh giá nhà cung cấp dựa trên dữ liệu giúp bạn đàm phán tự tin hơn và tối ưu chi phí mua hàng mà vẫn giữ chất lượng món ăn.

Báo cáo mua hàng cần rõ ràng, không cần phức tạp

Nhiều chủ quán dành rất nhiều thời gian để tổng hợp báo cáo mua hàng, nhưng khi báo cáo xong thì mọi thứ đã… trễ. Báo cáo chỉ có giá trị khi giúp bạn nhìn ra vấn đề sớm, chứ không phải để “lưu hồ sơ”.

Khi chi phí mua hàng được cập nhật rõ ràng theo ngày, theo nguyên liệu hoặc theo nhà cung cấp, bạn sẽ dễ phát hiện nguyên liệu nào đang làm đội giá vốn và điều chỉnh kịp thời. Đây là cách tối ưu chi phí mua hàng chủ động, thay vì chạy theo xử lý hậu quả. Nguyên liệu nhập về nhưng không theo dõi sát sẽ dẫn đến hao hụt, hết hạn hoặc thiếu hụt khi cao điểm.

Báo cáo mua hàng rõ ràng giúp kiểm soát giá vốn tốt hơn

Khi dữ liệu mua hàng và tồn kho được kết nối, bạn sẽ nhìn rõ dòng chảy nguyên liệu: nhập bao nhiêu, dùng bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Từ đó, việc tối ưu chi phí mua hàng không chỉ diễn ra lúc nhập mà xuyên suốt cả quá trình vận hành.

Kết luận

Với F&B, lợi nhuận bền vững không đến từ việc ép giá nguyên liệu, mà đến từ việc quản lý tốt hơn từng quyết định mua hàng. Tối ưu chi phí mua hàng là hiểu rõ dữ liệu, mua đúng lúc, chọn đúng nhà cung cấp và kiểm soát nguyên liệu xuyên suốt vận hành.

Khi dữ liệu mua hàng được chuẩn hóa và theo dõi bài bản, chủ quán sẽ bớt áp lực hơn trong việc ra quyết định. Những nền tảng quản lý mua hàng như Oda được xây dựng để hỗ trợ các mô hình F&B làm điều đó: giúp chủ quán nhìn rõ chi phí, giảm lãng phí và quản lý mua hàng dựa trên dữ liệu thay vì cảm giác.

---

4 Ways to Optimize Purchasing Costs for F&B Businesses

In the F&B industry, purchasing costs account for a large portion of total operating expenses. Many restaurant and café owners experience a common problem: sales are stable, customers keep coming, but profit margins remain thin. In most cases, the issue lies not in sales, but in how purchasing costs are managed.

Optimizing purchasing costs is not about cutting corners. It is about managing purchasing decisions more intelligently. Below are five practical, real-world approaches to help F&B businesses control purchasing costs more effectively.

Table of Contents

1. Understand where your purchasing money goes

2. Avoid over-purchasing “just in case”

3. Treat suppliers as strategic partners

4. Keep purchasing reports clear and actionable

5. Conclusion

Understand where your purchasing money goes

Many F&B owners know their total monthly purchasing costs, but lack visibility into individual ingredients. Without this level of detail, it becomes difficult to identify what is driving food cost increases.

Understanding each expense item is the first step to optimizing purchasing costs

Clear purchasing data by ingredient, supplier, and time period allows business owners to make informed decisions about menus, pricing, and purchasing strategies.

Avoid over-purchasing “just in case”

Over-purchasing is common in F&B, especially during peak hours or busy seasons. However, buying more than necessary leads to spoilage, waste, and cash flow pressure.

Importing excess raw materials can easily lead to waste and tie up capital

Demand-based purchasing, guided by actual sales and consumption data, helps businesses buy the right quantities at the right time and reduce unnecessary costs.

Treat suppliers as strategic partners

Long-term supplier relationships are valuable, but they should still be evaluated with data. Purchasing history helps identify price trends, delivery reliability, and cost inconsistencies.

Suppliers should be evaluated based on data, not just subjective feelings

When tracking your purchase history, you'll notice that some ingredients have steadily increased in price over time, some suppliers have inconsistent delivery times, or there are better alternatives you haven't considered before. Evaluating suppliers based on data helps you negotiate more confidently and optimize purchasing costs while maintaining food quality.

Keep purchasing reports clear and actionable

Purchasing reports are only useful if they help identify issues early. Manual reporting often delays insights and increases errors.

Clear, timely purchasing reports allow business owners to spot rising costs quickly and take corrective action before problems escalate. Without proper inventory control, even well-planned purchases can lead to waste and losses.

Clear purchasing reports help to better control the cost of goods sold

When purchasing and inventory data are aligned, F&B businesses gain better control over ingredient usage and overall costs.

Conclusion

Optimizing purchasing costs in F&B is about better visibility, better timing, and better decisions. By standardizing purchasing data and adopting structured management tools like Oda, F&B businesses can reduce waste, improve margins, and operate with greater confidence.

FAQ

1. Why is purchasing cost optimization important in F&B?

Because purchasing costs directly impact food costs and profit margins.

2. What is the biggest challenge in managing purchasing costs?

Lack of clear, real-time purchasing data across ingredients and suppliers.

3. How can Oda help F&B businesses optimize purchasing costs?

Oda centralizes purchasing data, automates reporting, and supports data-driven purchasing decisions.